Her büronun sakin ayları olan müşterileri vardır: kışın sezonluk bir işletme, hiç işlemi olmayan bir holding şirketi, iki proje arasındaki bir serbest çalışan. Bu aylar özel bir sorun yaratır. Hiç belge gelmediğinde, gönderilecek bir şey mi olmadığını yoksa müşterinin sadece unuttuğunu mu ayırt edemezsiniz.
Sessizlik bir yanıt değildir
Sessizliği “bir şey yok” olarak kabul ederseniz, eninde sonunda gerçek bir faturayı kaçırırsınız. Sessizliği “gecikme” olarak kabul ederseniz, hiçbir hata yapmamış müşterilerin peşine düşersiniz. İkisi de ilişkiye zarar verir. Tek güvenilir yaklaşım, her kalem için açık bir yanıt istemektir.
“Bir şey yok” yanıtını gerçek bir yanıt hâline getirin
Haklı olarak boş kalabilecek her kalem için - satış faturaları, fişler, bordro değişiklikleri - müşteriye “bu ay bir şey yok” demesinin net bir yolunu sunun. Bu, açıklayıcı bir e-posta değil, tek bir tık veya tek bir kelime olmalıdır. Açık bir “bir şey yok” yanıtı, kalemi tıpkı yüklenmiş bir belge gibi kapatır.
Hangi kalemlerin boş olabileceğine karar verin
Her kalem “bir şey yok” seçeneğine izin vermemelidir. Banka ekstresi işlem olmayan bir ayda bile vardır - sadece aynı bakiyeyi gösterir. Hangi kalemlerin boş olarak onaylanabileceğini ve hangilerinin her zaman dosya gerektirdiğini işaretleyin. Bu, “bir şey yok” yanıtının “vaktim olmadı” için bir kestirmeye dönüşmesini önler.
Örüntülere dikkat edin
Tek bir boş ay normaldir. Eskiden her ay fatura kesen bir müşterinin üst üste üç boş ayı ise bir soruyu hak eder. Kısa ve tarafsız bir mesaj - “Temmuz ayından bu yana hiç satış faturası olmadığını fark ettim - her şey beklendiği gibi mi?” - çoğu zaman bilmeniz gereken bir değişikliği ortaya çıkarır: ara verilmiş bir işletme, yeni bir faturalama aracı ya da başka bir yere gönderilen faturalar.
Kayıt tutun
Açık bir onay aynı zamanda bir belgedir. İleride sorular çıkarsa, müşterinin o dönem için hiç belge olmadığını onayladığını ve bunu ne zaman yaptığını gösterebilirsiniz. Bu hem müşteriyi hem de büroyu korur.
Yanıt vermiş müşterilere hatırlatma yapmayın
Bir müşteri bir kalem için “bu ay bir şey yok” onayı verdiğinde, o kalem hatırlatmalarından çıkmalıdır. Hiçbir şey bir müşteriyi, zaten yanıtladığı bir konuda hatırlatma almak kadar rahatsız etmez.
MonthDocs ile müşteriler isteğe bağlı her kalem için tek tıkla “sağlanacak bir şey yok” onayı verebilir. Onay tarihiyle birlikte kaydedilir ve kalem artık hatırlatmalarda görünmez.
