Većina malih ureda dokumentaciju počinje prikupljati e-poštom. Ne stoji ništa, svaki je klijent već ima, a za šačicu klijenata funkcionira. Pitanje nije je li e-pošta loša, nego u kojem trenutku počinje oduzimati više vremena nego što ga štedi.
Gdje e-pošta dobro funkcionira
- Bez postavljanja - klijenti već znaju priložiti datoteku.
- Osobni ton - izravna poruka djeluje kao razgovor.
- Male količine - s deset klijenata sve možete držati u glavi.
Gdje e-pošta počinje smetati
- Nema pregleda - da biste znali tko što još nije dostavio, pretražujete razgovore.
- Privici posvuda - datoteke stižu u odgovorima, proslijeđenim porukama i u različite sandučiće.
- Ručni podsjetnici - svaki se podsjetnik piše i šalje ručno.
- Ograničenja veličine - veliki skenovi se vraćaju ili se dijele u nekoliko poruka.
- Sigurnost - osjetljivi dokumenti leže u sandučićima, često bez šifriranja pri pohrani, i lako ih je poslati na pogrešnu adresu.
- Primopredaja u timu - ako je kolega bolestan, klijentovi dokumenti nalaze se u njegovu sandučiću.
Što mijenja klijentski portal
Portal svakom klijentu daje popis onoga što je potrebno za razdoblje i jedno mjesto za učitavanje. Uredu daje jedinstven pregled: koji su klijenti sve predali, koje stavke nedostaju, što čeka pregled. Podsjetnici se mogu slati automatski i samo klijentima koji još nešto duguju.
Uobičajeni prigovor: „moji se klijenti neće prijavljivati“
To je opravdana briga. Mnogi klijenti neće izraditi još jedan korisnički račun ni pamtiti još jednu lozinku. Rješenje je ukloniti prijavu, a ne ostati na e-pošti: sigurna jednokratna poveznica za prijavu poslana e-poštom vodi klijenta ravno na njegov popis, na bilo kojem uređaju, bez ičega što treba pamtiti.
Jednostavno pravilo
Ako na pitanje „kome ovaj mjesec još nedostaje dokumentacija?“ možete odgovoriti za manje od minute bez otvaranja sandučića, e-pošta vam još uvijek služi. Ako za odgovor trebate pretraživanje, tablicu i kavu, vrijeme je da prikupljanje premjestite na strukturirano mjesto.
Prijelaz bez poremećaja
- Počnite s klijentima koji najčešće kasne - oni imaju najviše koristi.
- Zadržite isti popis i iste formulacije koje već koristite u e-pošti.
- Prvi zahtjev pošaljite osobno i promjenu objasnite jednom rečenicom.
- Prvi mjesec prihvatite nekoliko dokumenata poslanih e-poštom; učitajte ih sami.
MonthDocs je klijentski portal napravljen upravo za to: mjesečni popisi dokumenata, automatski podsjetnici i poveznice za prijavu bez lozinke, tako da klijentima za slanje dokumentacije ne treba korisnički račun.
