Väčšina malých kancelárií začína zbierať doklady e-mailom. Nič to nestojí, každý klient ho má a pre pár klientov to funguje. Otázka neznie, či je e-mail zlý, ale v akom okamihu začne stáť viac času, ako ušetrí.
Kde e-mail funguje dobre
- Žiadne nastavovanie - klienti vedia priložiť súbor.
- Osobný tón - priama správa pôsobí ako rozhovor.
- Malé objemy - pri desiatich klientoch udržíte všetko v hlave.
Kde e-mail začína bolieť
- Chýba prehľad - kto čo nedodal, zisťujete prehľadávaním vlákien.
- Prílohy všade - súbory chodia v odpovediach, preposlaných správach a do rôznych schránok.
- Ručné pripomienky - každú pripomienku píšete a posielate sami.
- Limity veľkosti - veľké skeny sa vracajú alebo sa delia do viacerých správ.
- Bezpečnosť - citlivé dokumenty ležia v schránkach, často bez šifrovania, a ľahko odídu na zlú adresu.
- Zastupiteľnosť - keď kolega ochorie, doklady klienta zostanú v jeho schránke.
Čo zmení klientský portál
Portál dá každému klientovi zoznam toho, čo je za obdobie potrebné, a jedno miesto na nahranie. Kancelárii dá jeden prehľad: kto má hotovo, čo chýba, čo čaká na kontrolu. Pripomienky môžu chodiť automaticky a len klientom, ktorí ešte niečo dlhujú.
Obvyklá námietka: „moji klienti sa nebudú prihlasovať“
To je oprávnená obava. Veľa klientov si nezaloží ďalší účet ani si nezapamätá ďalšie heslo. Riešením je odstrániť prihlasovanie, nie zostať pri e-maile: bezpečný jednorazový prihlasovací odkaz poslaný e-mailom dovedie klienta rovno k jeho zoznamu, na akomkoľvek zariadení, bez potreby si čokoľvek pamätať.
Jednoduché pravidlo
Ak dokážete za menej ako minútu a bez otvorenia schránky odpovedať „kto nám tento mesiac ešte dlhuje doklady?“, e-mail vám stále funguje. Ak odpoveď vyžaduje hľadanie, tabuľku a kávu, je čas presunúť zber niekam, kde má štruktúru.
Prechod bez otrasov
- Začnite klientmi, ktorí najčastejšie meškajú - získajú najviac.
- Ponechajte rovnaký zoznam a formulácie, ktoré už používate v e-maile.
- Pošlite prvú žiadosť osobne a zmenu vysvetlite jednou vetou.
- Prvý mesiac prijmite pár dokladov e-mailom a nahrajte ich sami.
MonthDocs je klientský portál postavený presne na toto: mesačné zoznamy dokladov, automatické pripomienky a prihlasovacie odkazy bez hesla, takže klienti nepotrebujú účet, aby vám doklady poslali.
