Majoritatea cabinetelor mici încep prin a colecta documentele pe e-mail. Nu costă nimic, fiecare client îl are deja și, pentru câțiva clienți, funcționează. Întrebarea nu este dacă e-mailul este rău, ci din ce moment începe să coste mai mult timp decât economisește.
Unde e-mailul funcționează bine
- Fără configurare - clienții știu deja să atașeze un fișier.
- Ton personal - un mesaj direct pare o conversație.
- Volume mici - cu zece clienți, puteți ține totul în minte.
Unde e-mailul începe să doară
- Nicio imagine de ansamblu - ca să știți cui ce îi lipsește, căutați prin conversații.
- Atașamente peste tot - fișierele sosesc în răspunsuri, redirecționări și căsuțe diferite.
- Mementouri manuale - fiecare memento este scris și trimis de mână.
- Limite de dimensiune - scanările mari sunt respinse sau împărțite în mai multe mesaje.
- Securitate - documentele sensibile stau în căsuțe de e-mail, adesea fără criptare la stocare, și sunt ușor de trimis la adresa greșită.
- Preluarea în echipă - dacă un coleg este bolnav, documentele clientului sunt în căsuța lui.
Ce schimbă un portal pentru clienți
Un portal îi oferă fiecărui client lista cu ce este necesar pentru perioada respectivă și un singur loc în care să încarce. Cabinetului îi oferă o imagine de ansamblu unică: ce clienți au trimis tot, ce elemente lipsesc, ce așteaptă verificarea. Mementourile pot pleca automat și doar către clienții care mai au ceva de trimis.
Obiecția obișnuită: „clienții mei nu se vor autentifica”
Este o îngrijorare îndreptățită. Mulți clienți nu își vor crea încă un cont și nu vor ține minte încă o parolă. Soluția este eliminarea autentificării clasice, nu rămânerea pe e-mail: un link securizat de unică folosință, trimis pe e-mail, îl duce pe client direct la lista lui, pe orice dispozitiv, fără nimic de ținut minte.
O regulă simplă
Dacă puteți răspunde la întrebarea „cine mai are documente lipsă luna aceasta?” în mai puțin de un minut, fără să deschideți căsuța de e-mail, e-mailul încă funcționează pentru dumneavoastră. Dacă răspunsul necesită o căutare, un tabel și o cafea, este momentul să mutați colectarea într-un loc structurat.
Trecerea fără perturbări
- Începeți cu clienții care întârzie cel mai des - ei au cel mai mult de câștigat.
- Păstrați aceeași listă de documente și aceleași formulări pe care le folosiți deja pe e-mail.
- Trimiteți personal prima cerere, explicând schimbarea într-o singură propoziție.
- Acceptați câteva documente trimise pe e-mail în prima lună; încărcați-le chiar dumneavoastră.
MonthDocs este un portal pentru clienți construit exact pentru asta: liste lunare de documente, mementouri automate și linkuri de autentificare fără parolă, astfel încât clienții nu au nevoie de cont ca să își trimită documentele.
