A legtöbb kis iroda e-mailben kezdi gyűjteni a dokumentumokat. Semmibe sem kerül, minden ügyfélnek van, és néhány ügyfélnél működik is. A kérdés nem az, hogy rossz-e az e-mail, hanem hogy mikortól emészt fel több időt, mint amennyit megtakarít.
Ahol az e-mail jól működik
- Nincs beállítás - az ügyfelek már tudják, hogyan kell fájlt csatolni.
- Személyes hangnem - egy közvetlen üzenet beszélgetésnek hat.
- Kis mennyiség - tíz ügyfélnél mindent fejben lehet tartani.
Ahol az e-mail fájni kezd
- Nincs áttekintés - hogy tudja, kitől mi hiányzik, levélszálakban kell keresgélnie.
- Csatolmányok mindenhol - a fájlok válaszokban, továbbításokban és különböző postafiókokban érkeznek.
- Kézi emlékeztetők - minden emlékeztetőt kézzel kell megírni és elküldeni.
- Méretkorlátok - a nagy szkennelt fájlok visszapattannak, vagy több üzenetre darabolódnak.
- Biztonság - az érzékeny dokumentumok postafiókokban hevernek, sokszor tárolt állapotban titkosítás nélkül, és könnyen rossz címre kerülhetnek.
- Átadás a csapaton belül - ha egy kolléga beteg, az ügyfél dokumentumai az ő postafiókjában vannak.
Mit változtat egy ügyfélportál
A portál minden ügyfélnek listát ad arról, mire van szükség az adott időszakban, és egyetlen helyet a feltöltéshez. Az irodának egységes áttekintést ad: mely ügyfelek teljesek, mely tételek hiányoznak, mi vár ellenőrzésre. Az emlékeztetők automatikusan kimehetnek, és csak azokhoz az ügyfelekhez, akiktől még hiányzik valami.
A szokásos ellenvetés: „az ügyfeleim nem fognak belépni”
Ez jogos aggodalom. Sok ügyfél nem hoz létre még egy fiókot, és nem jegyez meg még egy jelszót. A megoldás nem az, hogy maradjunk az e-mailnél, hanem hogy szüntessük meg a belépést: egy e-mailben küldött, biztonságos, egyszer használható belépési link bármely eszközön egyenesen az ügyfél listájához viszi, semmit sem kell megjegyeznie.
Egyszerű ökölszabály
Ha a postafiók megnyitása nélkül, egy percen belül meg tudja válaszolni a kérdést, hogy „kitől hiányoznak még dokumentumok ebben a hónapban?”, akkor az e-mail még működik Önnek. Ha a válaszhoz keresés, egy táblázat és egy kávé kell, ideje a gyűjtést strukturált helyre költöztetni.
Váltás fennakadás nélkül
- Azokkal az ügyfelekkel kezdje, akik a leggyakrabban késnek - nekik segít a legtöbbet.
- Tartsa meg ugyanazt az ellenőrzőlistát és megfogalmazást, amelyet e-mailben is használ.
- Az első bekérőt küldje el személyesen, egy mondatban elmagyarázva a változást.
- Az első hónapban fogadjon el néhány e-mailben küldött dokumentumot; töltse fel őket Ön.
A MonthDocs pontosan erre készült ügyfélportál: havi ellenőrzőlisták, automatikus emlékeztetők és jelszó nélküli belépési linkek, így az ügyfeleknek nem kell fiók a dokumentumaik elküldéséhez.
