Většina malých kanceláří začíná sbírat doklady e-mailem. Nic to nestojí, každý klient ho má a pro pár klientů to funguje. Otázka nezní, zda je e-mail špatný, ale v jakém okamžiku začne stát víc času, než ušetří.
Kde e-mail funguje dobře
- Žádné nastavování - klienti umí přiložit soubor.
- Osobní tón - přímá zpráva působí jako rozhovor.
- Malé objemy - u deseti klientů udržíte všechno v hlavě.
Kde e-mail začíná bolet
- Chybí přehled - kdo co nedodal, zjišťujete prohledáváním vláken.
- Přílohy všude - soubory chodí v odpovědích, přeposlaných zprávách a do různých schránek.
- Ruční připomínky - každou připomínku píšete a posíláte sami.
- Limity velikosti - velké skeny se vracejí nebo se dělí do více zpráv.
- Bezpečnost - citlivé dokumenty leží ve schránkách, často bez šifrování, a snadno odejdou na špatnou adresu.
- Zastupitelnost - když kolega onemocní, doklady klienta zůstanou v jeho schránce.
Co změní klientský portál
Portál dá každému klientovi seznam toho, co je za období potřeba, a jedno místo pro nahrání. Kanceláři dá jeden přehled: kdo má hotovo, co chybí, co čeká na kontrolu. Připomínky mohou chodit automaticky a jen klientům, kteří ještě něco dluží.
Obvyklá námitka: „moji klienti se nebudou přihlašovat“
To je oprávněná obava. Mnoho klientů si nezaloží další účet ani si nezapamatuje další heslo. Řešením je odstranit přihlašování, ne zůstat u e-mailu: bezpečný jednorázový přihlašovací odkaz poslaný e-mailem dovede klienta rovnou k jeho seznamu, na jakémkoli zařízení, bez nutnosti si cokoli pamatovat.
Jednoduché pravidlo
Pokud dokážete za méně než minutu a bez otevření schránky odpovědět „kdo nám tento měsíc ještě dluží doklady?“, e-mail vám pořád funguje. Pokud odpověď vyžaduje hledání, tabulku a kávu, je čas přesunout sběr někam, kde má strukturu.
Přechod bez otřesů
- Začněte klienty, kteří nejčastěji zpožďují - získají nejvíc.
- Ponechte stejný seznam a formulace, které už používáte v e-mailu.
- Pošlete první žádost osobně a změnu vysvětlete jednou větou.
- První měsíc přijměte pár dokladů e-mailem a nahrajte je sami.
MonthDocs je klientský portál postavený právě na tohle: měsíční seznamy dokladů, automatické připomínky a přihlašovací odkazy bez hesla, takže klienti nepotřebují účet, aby vám doklady poslali.
