Большинство небольших фирм начинает собирать документы по почте. Это ничего не стоит, почта есть у каждого клиента, и для нескольких клиентов это работает. Вопрос не в том, плоха ли почта, а в том, когда она начинает отнимать больше времени, чем экономит.
Где почта работает хорошо
- Никакой настройки - клиенты умеют прикреплять файлы.
- Личный тон - прямое письмо похоже на разговор.
- Небольшие объёмы - с десятью клиентами всё можно держать в голове.
Где почта начинает мешать
- Нет общей картины - чтобы понять, кому чего не хватает, приходится искать по переписке.
- Вложения повсюду - файлы приходят в ответах, пересылках и разные ящики.
- Ручные напоминания - каждое напоминание пишете и отправляете сами.
- Ограничения размера - большие сканы не проходят или делятся на несколько писем.
- Безопасность - конфиденциальные документы лежат в ящиках, часто без шифрования, и их легко отправить не на тот адрес.
- Замена коллеги - если коллега заболел, документы клиента остаются в его ящике.
Что меняет клиентский портал
Портал даёт каждому клиенту список того, что нужно за период, и одно место для загрузки. Фирме - единый обзор: кто всё сдал, чего не хватает, что ждёт проверки. Напоминания могут уходить автоматически и только тем клиентам, которые ещё что-то должны.
Привычное возражение: «мои клиенты не будут заходить в систему»
Это справедливое опасение. Многие клиенты не станут заводить ещё одну учётную запись и запоминать ещё один пароль. Решение - убрать вход, а не оставаться на почте: безопасная одноразовая ссылка для входа, присланная письмом, ведёт клиента прямо к его списку с любого устройства, без необходимости что-то помнить.
Простое правило
Если вы можете меньше чем за минуту и не открывая почту ответить «кто в этом месяце ещё не прислал документы?», почта вам пока подходит. Если для ответа нужны поиск, таблица и кофе, пора перенести сбор туда, где есть структура.
Переход без потрясений
- Начните с клиентов, которые чаще всего опаздывают, - они выиграют больше всего.
- Сохраните тот же список и формулировки, что уже используете в письмах.
- Отправьте первый запрос лично и объясните изменение одним предложением.
- В первый месяц примите несколько документов по почте и загрузите их сами.
MonthDocs - клиентский портал, созданный именно для этого: ежемесячные списки документов, автоматические напоминания и ссылки для входа без пароля, так что клиентам не нужна учётная запись, чтобы прислать документы.
