Küçük büroların çoğu belgeleri e-postayla toplamaya başlar. Hiçbir maliyeti yoktur, her müşterinin zaten bir e-posta adresi vardır ve birkaç müşteriyle işe yarar. Asıl soru e-postanın kötü olup olmadığı değil, hangi noktadan sonra kazandırdığından fazla zaman kaybettirmeye başladığıdır.
E-postanın iyi çalıştığı durumlar
- Kurulum gerekmez - müşteriler dosya eklemeyi zaten bilir.
- Kişisel bir ton - doğrudan bir mesaj sohbet gibi hissettirir.
- Az sayıda müşteri - on müşteriyle her şeyi aklınızda tutabilirsiniz.
E-postanın sorun yaratmaya başladığı durumlar
- Genel bakış yok - kimde neyin eksik olduğunu öğrenmek için yazışmalar arasında arama yaparsınız.
- Her yerde ekler - dosyalar yanıtlarda, iletilen e-postalarda ve farklı gelen kutularında gelir.
- Elle yapılan hatırlatmalar - her hatırlatma elle yazılır ve gönderilir.
- Boyut sınırları - büyük taramalar geri döner veya birkaç mesaja bölünür.
- Güvenlik - hassas belgeler, çoğu zaman depolamada şifrelenmeden, posta kutularında durur ve yanlış adrese gönderilmeleri kolaydır.
- Ekip içinde devir - bir meslektaşınız hastalandığında müşterinin belgeleri onun gelen kutusunda kalır.
Müşteri portalı neyi değiştirir
Portal, her müşteriye dönem için gerekenlerin listesini ve bunları yükleyeceği tek bir yer sunar. Büro için ise tek bir genel bakış sağlar: hangi müşterilerin tamamladığı, hangi kalemlerin eksik olduğu, nelerin kontrol beklediği. Hatırlatmalar otomatik olarak ve yalnızca hâlâ eksiği olan müşterilere gönderilebilir.
Her zamanki itiraz: “Müşterilerim giriş yapmaz”
Bu haklı bir endişedir. Birçok müşteri yeni bir hesap açmak ya da bir şifre daha hatırlamak istemez. Çözüm e-postada kalmak değil, girişi ortadan kaldırmaktır: e-postayla gönderilen güvenli, tek kullanımlık bir giriş bağlantısı, müşteriyi herhangi bir cihazda, hatırlaması gereken hiçbir şey olmadan doğrudan listesine götürür.
Basit bir pratik kural
“Bu ay kimin belgeleri hâlâ eksik?” sorusunu gelen kutunuzu açmadan bir dakikadan kısa sürede yanıtlayabiliyorsanız, e-posta sizin için hâlâ işe yarıyor demektir. Bu soruyu yanıtlamak bir arama, bir tablo ve bir kahve gerektiriyorsa, belge toplamayı daha düzenli bir yere taşımanın zamanı gelmiştir.
Aksatmadan geçiş
- En sık geciken müşterilerle başlayın - en çok onlar fayda görür.
- E-postada zaten kullandığınız kontrol listesini ve ifadeleri koruyun.
- İlk talebi kişisel olarak gönderin ve değişikliği tek cümleyle açıklayın.
- İlk ay e-postayla gelen birkaç belgeyi kabul edin; onları kendiniz yükleyin.
MonthDocs tam olarak bunun için geliştirilmiş bir müşteri portalıdır: aylık kontrol listeleri, otomatik hatırlatmalar ve şifresiz giriş bağlantıları sayesinde müşterilerin belgelerini göndermek için bir hesaba ihtiyacı olmaz.
