Większość małych biur zaczyna zbierać dokumenty e-mailem. Nic to nie kosztuje, każdy klient ma skrzynkę i przy kilku klientach to działa. Pytanie nie brzmi, czy e-mail jest zły, ale od kiedy zaczyna zabierać więcej czasu, niż oszczędza.
Gdzie e-mail się sprawdza
- Zero konfiguracji - klienci umieją dołączyć plik.
- Osobisty ton - bezpośrednia wiadomość brzmi jak rozmowa.
- Małe ilości - przy dziesięciu klientach wszystko można mieć w głowie.
Gdzie e-mail zaczyna przeszkadzać
- Brak przeglądu - kto czego nie dosłał, sprawdzasz, przeszukując wątki.
- Załączniki wszędzie - pliki przychodzą w odpowiedziach, przekierowaniach i na różne skrzynki.
- Ręczne przypomnienia - każde przypomnienie piszesz i wysyłasz sam.
- Limity rozmiaru - duże skany wracają albo są dzielone na kilka wiadomości.
- Bezpieczeństwo - poufne dokumenty leżą w skrzynkach, często bez szyfrowania, i łatwo wysłać je na zły adres.
- Zastępstwa - gdy współpracownik choruje, dokumenty klienta zostają w jego skrzynce.
Co zmienia portal klienta
Portal daje każdemu klientowi listę tego, co jest potrzebne za okres, i jedno miejsce do przesyłania. Biuru daje jeden przegląd: kto ma komplet, czego brakuje, co czeka na sprawdzenie. Przypomnienia mogą wychodzić automatycznie i tylko do klientów, którzy jeszcze coś są winni.
Typowy zarzut: „moi klienci nie będą się logować”
To uzasadniona obawa. Wielu klientów nie założy kolejnego konta ani nie zapamięta kolejnego hasła. Rozwiązaniem jest usunięcie logowania, a nie pozostanie przy e-mailu: bezpieczny jednorazowy link do logowania wysłany e-mailem prowadzi klienta prosto do jego listy, na dowolnym urządzeniu, bez konieczności pamiętania czegokolwiek.
Prosta zasada
Jeśli w mniej niż minutę i bez otwierania skrzynki potrafisz odpowiedzieć na pytanie „kto w tym miesiącu jeszcze nie dosłał dokumentów?”, e-mail wciąż Ci służy. Jeśli odpowiedź wymaga wyszukiwania, arkusza i kawy, czas przenieść zbieranie tam, gdzie jest struktura.
Zmiana bez wstrząsów
- Zacznij od klientów, którzy najczęściej się spóźniają - zyskają najwięcej.
- Zachowaj tę samą listę i sformułowania, których już używasz w e-mailach.
- Wyślij pierwszą prośbę osobiście i wyjaśnij zmianę jednym zdaniem.
- W pierwszym miesiącu przyjmij kilka dokumentów e-mailem i prześlij je sam.
MonthDocs to portal klienta stworzony właśnie do tego: miesięczne listy dokumentów, automatyczne przypomnienia i linki do logowania bez hasła, więc klienci nie potrzebują konta, aby przesłać dokumenty.
