Більшість невеликих фірм починає збирати документи поштою. Це нічого не коштує, пошта є в кожного клієнта, і для кількох клієнтів це працює. Питання не в тому, чи пошта погана, а в тому, коли вона починає забирати більше часу, ніж заощаджує.
Де пошта працює добре
- Жодних налаштувань - клієнти вміють прикріпити файл.
- Особистий тон - прямий лист схожий на розмову.
- Невеликі обсяги - з десятьма клієнтами все можна тримати в голові.
Де пошта починає заважати
- Немає загальної картини - щоб дізнатися, кому чого бракує, доводиться шукати в листуванні.
- Вкладення всюди - файли приходять у відповідях, пересланих листах і різних скриньках.
- Ручні нагадування - кожне нагадування пишете й надсилаєте самі.
- Обмеження розміру - великі скани не проходять або діляться на кілька листів.
- Безпека - чутливі документи лежать у скриньках, часто без шифрування, і їх легко надіслати не на ту адресу.
- Заміна колеги - якщо колега захворів, документи клієнта залишаються в його скриньці.
Що змінює клієнтський портал
Портал дає кожному клієнтові список того, що потрібно за період, і одне місце для завантаження. Фірмі - єдиний огляд: хто все здав, чого бракує, що чекає на перевірку. Нагадування можуть надходити автоматично й лише тим клієнтам, які ще щось винні.
Звичне заперечення: «мої клієнти не будуть входити в систему»
Це слушне побоювання. Багато клієнтів не створюватимуть ще один обліковий запис і не запам'ятовуватимуть ще один пароль. Рішення - прибрати вхід, а не залишатися на пошті: безпечне одноразове посилання для входу, надіслане листом, веде клієнта просто до його списку з будь-якого пристрою, без потреби щось пам'ятати.
Просте правило
Якщо ви можете менш ніж за хвилину й не відкриваючи пошту відповісти «хто цього місяця ще не надав документи?», пошта вам досі підходить. Якщо для відповіді потрібні пошук, таблиця й кава, час перенести збір туди, де є структура.
Перехід без потрясінь
- Почніть із клієнтів, які найчастіше запізнюються, - вони виграють найбільше.
- Збережіть той самий список і формулювання, що вже використовуєте в листах.
- Надішліть перший запит особисто й поясніть зміну одним реченням.
- Першого місяця прийміть кілька документів поштою й завантажте їх самі.
MonthDocs - клієнтський портал, створений саме для цього: щомісячні списки документів, автоматичні нагадування й посилання для входу без пароля, тож клієнтам не потрібен обліковий запис, щоб надіслати документи.
