Večina manjših računovodskih servisov začne zbirati dokumentacijo po e-pošti. Nič ne stane, vsaka stranka jo že ima in pri peščici strank deluje. Vprašanje ni, ali je e-pošta slaba, temveč na kateri točki začne jemati več časa, kot ga prihrani.
Kje e-pošta deluje dobro
- Brez nastavitev - stranke že znajo pripeti datoteko.
- Oseben ton - neposredno sporočilo deluje kot pogovor.
- Majhen obseg - pri desetih strankah lahko vse obdržite v glavi.
Kje e-pošta začne škoditi
- Ni pregleda - da bi vedeli, kdo še česa ni poslal, brskate po nitih sporočil.
- Priponke povsod - datoteke prihajajo v odgovorih, posredovanih sporočilih in različnih nabiralnikih.
- Ročni opomniki - vsak opomnik je napisan in poslan ročno.
- Omejitve velikosti - veliki skeni se vrnejo ali so razdeljeni na več sporočil.
- Varnost - občutljivi dokumenti ležijo v nabiralnikih, pogosto brez šifriranja v mirovanju, in jih je lahko poslati na napačen naslov.
- Predaja v ekipi - če je sodelavec bolan, so dokumenti stranke v njegovem nabiralniku.
Kaj spremeni portal za stranke
Portal vsaki stranki da seznam tega, kar je potrebno za obdobje, in eno mesto za nalaganje. Računovodskemu servisu da en sam pregled: katere stranke so oddale vse, katere postavke manjkajo, kaj čaka na pregled. Opomniki lahko gredo samodejno in samo strankam, ki še kaj dolgujejo.
Običajni pomislek: „moje stranke se ne bodo prijavljale“
To je upravičena skrb. Mnoge stranke ne bodo ustvarile še enega uporabniškega računa ali si zapomnile še enega gesla. Rešitev je odstraniti prijavo, ne ostati pri e-pošti: varna enkratna prijavna povezava, poslana po e-pošti, stranko pripelje naravnost do njenega seznama, na kateri koli napravi, brez česar koli, kar bi si morala zapomniti.
Preprosto pravilo
Če na vprašanje „komu ta mesec še manjkajo dokumenti?“ odgovorite v manj kot minuti, ne da bi odprli nabiralnik, vam e-pošta še vedno služi. Če odgovor zahteva iskanje, preglednico in kavo, je čas, da zbiranje preselite nekam, kjer je strukturirano.
Prehod brez motenj
- Začnite s strankami, ki najpogosteje zamujajo - one imajo od tega največ koristi.
- Ohranite isti seznam in besedilo, ki ju že uporabljate v e-pošti.
- Prvo zahtevo pošljite osebno in spremembo pojasnite v enem stavku.
- V prvem mesecu sprejmite nekaj dokumentov po e-pošti in jih naložite sami.
MonthDocs je portal za stranke, narejen prav za to: mesečni seznami, samodejni opomniki in prijavne povezave brez gesla, tako da stranke za pošiljanje dokumentov ne potrebujejo uporabniškega računa.
