Die meisten kleinen Kanzleien sammeln Unterlagen zunächst per E-Mail. Es kostet nichts, jeder Mandant hat ein Postfach, und bei einer Handvoll Mandanten funktioniert es. Die Frage ist nicht, ob E-Mail schlecht ist, sondern ab wann sie mehr Zeit kostet, als sie spart.
Wo E-Mail gut funktioniert
- Keine Einrichtung - Mandanten wissen, wie man eine Datei anhängt.
- Persönlicher Ton - eine direkte Nachricht wirkt wie ein Gespräch.
- Kleine Mengen - bei zehn Mandanten behält man alles im Kopf.
Wo E-Mail anfängt wehzutun
- Kein Überblick - wer was noch schuldet, finden Sie nur durch Suchen in Verläufen.
- Anhänge überall - Dateien kommen in Antworten, Weiterleitungen und verschiedenen Postfächern.
- Manuelle Erinnerungen - jede Erinnerung wird von Hand geschrieben und verschickt.
- Größenlimits - große Scans kommen zurück oder werden auf mehrere Nachrichten verteilt.
- Sicherheit - sensible Unterlagen liegen in Postfächern, oft unverschlüsselt, und sind schnell an die falsche Adresse geschickt.
- Vertretung - ist eine Kollegin krank, liegen die Unterlagen in ihrem Postfach.
Was ein Mandantenportal ändert
Ein Portal gibt jedem Mandanten eine Liste dessen, was für den Zeitraum gebraucht wird, und einen Ort zum Hochladen. Der Kanzlei gibt es einen Überblick: wer vollständig ist, was fehlt, was auf Prüfung wartet. Erinnerungen können automatisch und nur an Mandanten gehen, die noch etwas schulden.
Der übliche Einwand: „Meine Mandanten melden sich nicht an“
Ein berechtigter Einwand. Viele Mandanten legen kein weiteres Konto an und merken sich kein weiteres Passwort. Die Lösung ist, die Anmeldung abzuschaffen - nicht bei E-Mail zu bleiben: Ein sicherer Einmal-Anmeldelink per E-Mail führt den Mandanten direkt zu seiner Liste, auf jedem Gerät, ohne sich etwas merken zu müssen.
Eine einfache Faustregel
Wenn Sie die Frage „Wer schuldet uns diesen Monat noch Unterlagen?“ in unter einer Minute beantworten können, ohne das Postfach zu öffnen, funktioniert E-Mail noch. Braucht die Antwort eine Suche, eine Tabelle und einen Kaffee, ist es Zeit, die Sammlung in eine Struktur zu verlagern.
Umstellen ohne Reibung
- Beginnen Sie mit den Mandanten, die am häufigsten spät sind - sie profitieren am meisten.
- Behalten Sie dieselbe Liste und dieselben Formulierungen wie bisher per E-Mail.
- Senden Sie die erste Anforderung persönlich und erklären Sie die Umstellung in einem Satz.
- Akzeptieren Sie im ersten Monat einige Belege per E-Mail und laden Sie sie selbst hoch.
MonthDocs ist ein Mandantenportal genau dafür: monatliche Beleglisten, automatische Erinnerungen und Anmeldelinks ohne Passwort - Mandanten brauchen kein Konto, um ihre Unterlagen zu senden.
