Elk kantoor heeft klanten met rustige maanden: een seizoensbedrijf in de winter, een holding zonder transacties, een zzp'er tussen twee opdrachten. Die maanden zorgen voor een specifiek probleem. Komen er geen documenten binnen, dan weet je niet of er niets te sturen is of dat de klant het gewoon vergeten is.
Stilte is geen antwoord
Zie je stilte als „niets”, dan mis je op een dag een echte factuur. Zie je het als „te laat”, dan jaag je klanten na die niets verkeerd hebben gedaan. Allebei slecht voor de relatie. De enige betrouwbare aanpak is om voor elk onderdeel een expliciet antwoord te vragen.
Maak van „niets” een volwaardig antwoord
Geef de klant voor elk onderdeel dat terecht leeg kan zijn - verkoopfacturen, bonnetjes, salariswijzigingen - een duidelijke manier om „deze maand niets” te melden. Dat moet één klik of één woord zijn, geen uitleggende e-mail. Een expliciet „niets” sluit het onderdeel net zo af als een geüpload document.
Bepaal welke onderdelen leeg mogen zijn
Niet alles hoort „niets” toe te staan. Een bankafschrift bestaat ook in een maand zonder transacties - het toont gewoon hetzelfde saldo. Markeer welke onderdelen als leeg bevestigd mogen worden en welke altijd een bestand vereisen. Zo wordt „niets” geen kortere weg voor „geen tijd gehad”.
Let op patronen
Eén lege maand is normaal. Drie lege maanden op rij bij een klant die vroeger elke maand factureerde, verdienen een vraag. Een kort, neutraal bericht - „Het viel me op dat er sinds juli geen verkoopfacturen meer zijn - klopt dat?” - brengt vaak een verandering aan het licht die je moet weten: een stilgelegde activiteit, een nieuw factuurprogramma of facturen die ergens anders naartoe gaan.
Leg het vast
Een expliciete bevestiging is ook documentatie. Komen er later vragen, dan kun je laten zien dat de klant heeft bevestigd dat er voor die periode geen documenten waren, en wanneer. Dat beschermt zowel de klant als het kantoor.
Herinner niemand die al heeft geantwoord
Zodra een klant „deze maand niets” voor een onderdeel bevestigt, moet dat uit zijn herinneringen verdwijnen. Niets irriteert een klant meer dan een herinnering over iets waarop hij al heeft geantwoord.
In MonthDocs bevestigen klanten met één klik „niets aan te leveren” voor elk optioneel onderdeel. De bevestiging wordt met datum vastgelegd en het onderdeel verschijnt niet meer in herinneringen.
