Nový klient je nejvíc motivovaný v prvních dnech. To je chvíle, kdy shromáždit vše, co budete potřebovat - ne za tři měsíce, kdy při prvním čtvrtletním podání zjistíte, že chybí smlouva. Strukturovaný úvodní seznam zrychlí začátek oběma stranám.
Rozdělte seznam na dva
Úvodní doklady se vyžadují jednou. Měsíční doklady každé období. Smíchání klienty mate („mám posílat výpis z obchodního rejstříku každý měsíc?“). Mějte dva samostatné seznamy a jasně řekněte, který je který.
Jednorázové doklady na začátku
- Výpis z obchodního rejstříku a daňová identifikační čísla
- Registrace k DPH, pokud je klient plátce
- Identifikace vlastníků nebo jednatelů podle místních pravidel proti praní peněz
- Podepsaná smlouva o vedení účetnictví
- Plná moc pro jednání s finančním úřadem, pokud podáváte za klienta
- Seznam všech bankovních účtů, karet a platebních služeb firmy
- Poslední podaná účetní závěrka a daňová přiznání, nebo kontakt na předchozí účetní
- Otevřené saldo: neuhrazené vydané a přijaté faktury ke dni převzetí
- Pracovní smlouvy a mzdové údaje, pokud má klient zaměstnance
- Nájemní, úvěrové a leasingové smlouvy
Dohodněte měsíční seznam hned první den
Využijte úvodní schůzku k nastavení opakujícího se seznamu: které bankovní účty, odkud chodí faktury, zda se čekají účtenky, zda jsou mzdy. Dohodněte měsíční termín a způsob připomínání. Klienti, kteří znají rutinu od začátku, později potřebují urgovat jen zřídka.
Oslovte předchozí účetní včas
Pokud klient mění kancelář, požádejte v prvním týdnu o souhlas kontaktovat předchozí účetní. Počáteční zůstatky, účetní knihy a podaná přiznání se získávají mnohem snáz, dokud je předání čerstvé.
Pošlete klientovi krátké uvítání
- Co potřebujete teď (úvodní seznam) a do kdy
- Co budete potřebovat každý měsíc (opakující se seznam)
- Kam nahrávat a na koho se obrátit s dotazy
- Kdy se mu znovu ozvete
Úvodní fázi výslovně uzavřete
Až dorazí všechny úvodní doklady, řekněte klientovi: „Úvodní fáze je hotová - od teď budete dostávat krátký měsíční seznam.“ Jasný přechod oddělí jednorázové úsilí od rutiny a rutina pak působí lehčeji.
V MonthDocs pozvete nového klienta jedním kliknutím, od prvního období mu přiřadíte měsíční seznam a úvodní doklady máte na stejném bezpečném místě.
