Każde biuro ma klientów z cichymi miesiącami: firmę sezonową zimą, spółkę holdingową bez transakcji, freelancera między projektami. Takie miesiące rodzą konkretny problem. Gdy nie przychodzą żadne dokumenty, nie wiesz, czy nie ma czego wysłać, czy klient po prostu zapomniał.
Milczenie to nie odpowiedź
Jeśli uznasz milczenie za „nic”, kiedyś przeoczysz prawdziwą fakturę. Jeśli uznasz je za „spóźnienie”, będziesz ponaglać klientów, którzy nic złego nie zrobili. Jedno i drugie szkodzi relacji. Jedynym pewnym podejściem jest wymaganie jawnej odpowiedzi przy każdej pozycji.
Niech „nic” będzie pełnoprawną odpowiedzią
Przy każdej pozycji, która może być zasadnie pusta - faktury sprzedaży, paragony, zmiany płacowe - daj klientowi prosty sposób, by powiedzieć „w tym miesiącu nic”. Ma to być jedno kliknięcie lub jedno słowo, a nie e-mail z wyjaśnieniami. Jawne „nic” zamyka pozycję tak samo jak przesłany dokument.
Zdecyduj, które pozycje mogą być puste
Nie wszystko powinno dopuszczać „nic”. Wyciąg bankowy istnieje nawet w miesiącu bez transakcji - po prostu pokazuje to samo saldo. Oznacz, które pozycje można potwierdzić jako puste, a które zawsze wymagają pliku. Dzięki temu „nic” nie stanie się skrótem od „nie zdążyłem”.
Obserwuj wzorce
Jeden pusty miesiąc to norma. Trzy puste miesiące z rzędu u klienta, który wcześniej co miesiąc wystawiał faktury, zasługują na pytanie. Krótka, neutralna wiadomość - „Zauważyłem, że od lipca nie ma faktur sprzedaży - czy wszystko jest tak, jak powinno?” - często ujawnia zmianę, o której musisz wiedzieć: zawieszoną działalność, nowy program do faktur albo faktury wysyłane gdzie indziej.
Zachowuj ślad
Jawne potwierdzenie to także dokumentacja. Jeśli później pojawią się pytania, możesz pokazać, że klient potwierdził brak dokumentów za dany okres, i kiedy to zrobił. To chroni zarówno klienta, jak i biuro.
Nie przypominaj klientom, którzy odpowiedzieli
Gdy klient potwierdzi „w tym miesiącu nic” przy pozycji, powinna ona zniknąć z jego przypomnień. Nic nie irytuje klienta bardziej niż przypomnienie o czymś, na co już odpowiedział.
W MonthDocs klienci jednym kliknięciem potwierdzają „brak dokumentów” przy dowolnej opcjonalnej pozycji. Potwierdzenie zapisuje się z datą, a pozycja przestaje pojawiać się w przypomnieniach.
