Novi klijent najmotiviraniji je u prvih nekoliko dana. To je trenutak da prikupite sve što će vam trebati - a ne za tri mjeseca, kada pri prvoj tromjesečnoj prijavi otkrijete da nedostaje neki ugovor. Strukturiran popis za uvođenje ubrzava početak objema stranama.
Podijelite popis na dva dijela
Dokumenti za uvođenje traže se jednom. Mjesečni dokumenti traže se svako razdoblje. Miješanje zbunjuje klijente („moram li izvadak iz sudskog registra slati svaki mjesec?“). Vodite dva odvojena popisa i jasno recite koji je koji.
Jednokratni dokumenti za uvođenje
- Izvadak iz registra trgovačkih društava i porezni identifikacijski brojevi
- Upis u registar obveznika PDV-a, ako je primjenjivo
- Identifikacija vlasnika ili direktora, kako to zahtijevaju vaši lokalni propisi o sprječavanju pranja novca
- Potpisan ugovor o suradnji ili ugovor o pružanju usluga
- Ovlaštenje za zastupanje pred poreznom upravom, ako prijave predajete u ime klijenta
- Popis svih bankovnih računa, kartica i pružatelja usluga plaćanja koje tvrtka koristi
- Posljednji predani godišnji financijski izvještaji i porezne prijave ili kontakt prethodnog računovođe
- Otvorene stavke: neplaćeni izlazni i neplaćeni ulazni računi na datum početka
- Ugovori o radu i podaci za plaće, ako klijent ima zaposlenike
- Ugovori o najmu, kreditu i leasingu
Dogovorite mjesečni popis prvog dana
Upotrijebite razgovor pri uvođenju da postavite popis koji se ponavlja: koji bankovni računi, koji izvori računa, očekuju li se blagajnički računi, postoje li plaće. Dogovorite rok za svaki mjesec i način na koji će klijent biti podsjećan. Klijente koji rutinu znaju od početka kasnije rijetko treba podsjećati.
Rano se obratite prethodnom računovođi
Ako klijent mijenja ured, u prvom tjednu zatražite dopuštenje da kontaktirate prethodnog računovođu. Početna stanja, glavnu knjigu i predane prijave mnogo je lakše dobiti dok je primopredaja još svježa.
Pošaljite klijentu kratku poruku dobrodošlice
- Što vam treba sada (popis za uvođenje) i do kada
- Što će vam trebati svaki mjesec (popis koji se ponavlja)
- Gdje učitavati i kome se obratiti s pitanjima
- Kada će se ponovno čuti s vama
Izričito zaključite uvođenje
Kada stigne svaka stavka za uvođenje, recite klijentu: „Uvođenje je završeno - od sada ćete dobivati kratak mjesečni popis.“ Ovaj jasan prijelaz odvaja jednokratni napor od rutine i čini da rutina djeluje lakše.
U MonthDocsu novog klijenta možete pozvati jednim klikom, od prvog razdoblja mu dodijeliti mjesečni popis dokumenata i dokumente za uvođenje čuvati na istom sigurnom mjestu.
