Możesz prosić klientów o skany PDF, ale większość i tak zrobi zdjęcie telefonem. Walka z tym nawykiem rzadko się opłaca. Lepiej przyjmować zdjęcia z telefonu i nauczyć klientów, jak robić je dobrze - raz, jasno i tak, żeby zapamiętali.
Dlaczego zdjęcia z telefonu nie wychodzą
- Dokument jest sfotografowany pod kątem, więc tekst na dalszej krawędzi jest nieczytelny.
- Przy słabym świetle aparat rozmywa obraz.
- Lampa błyskowa daje biały odblask akurat na kwocie albo dacie.
- Część dokumentu jest ucięta - często ta najważniejsza.
- Dokumenty wielostronicowe przychodzą jako stos osobnych, nieuporządkowanych zdjęć.
Pięć zasad dla klientów
- Płasko i z góry. Połóż dokument na stole i trzymaj telefon dokładnie nad nim.
- Ciemne tło. Białą kartkę na ciemnym stole aparat łatwiej wykadruje.
- Dobre światło, bez lampy. Światło dzienne lub jasne pomieszczenie; wyłącz lampę, by uniknąć odblasku.
- Wszystko w kadrze. Widoczne wszystkie cztery rogi, łącznie z kwotami, datami i pieczątkami.
- Sprawdź przed wysłaniem. Powiększ raz - jeśli nie odczytasz najmniejszej liczby, zrób zdjęcie ponownie.
Pokaż klientom skaner, który już mają
Większość telefonów ma wbudowany skaner dokumentów, który prostuje stronę, usuwa cienie i zapisuje PDF - na przykład w aplikacji notatek lub plików albo w popularnych aplikacjach do przechowywania w chmurze. Wielu klientów o tym nie wie. Jednozdaniowa podpowiedź z nazwą funkcji w ich telefonie często rozwiązuje problem na stałe.
Dokumenty wielostronicowe
Poproś klientów, by skanowali dokumenty wielostronicowe do jednego PDF zamiast osobnych zdjęć. Jeśli jednak wyślą zdjęcia, niech prześlą je w kolejności stron i za jednym razem, żeby dało się je trzymać razem.
Gdy zdjęcie jest bezużyteczne, powiedz dokładnie dlaczego
„Proszę wysłać ponownie” kończy się tym samym zdjęciem zrobionym tak samo. „Kwota na dole jest ucięta - proszę sfotografować cały paragon jeszcze raz” mówi klientowi, co zmienić. Konkret zamienia odrzucenie w szybką poprawkę.
Przesyłanie nie może być najtrudniejsze
Jeśli przesłanie wymaga komputera albo hasła, klienci odłożą zdjęcia „na później” i zapomną. Dostosowana do telefonu strona do przesyłania, otwierana z linku, pozwala wysłać zdjęcie w chwili, gdy zostało zrobione.
MonthDocs pozwala klientom przesyłać zdjęcia i PDF-y prosto z telefonu przez bezpieczny link, a Tobie odrzucić plik z konkretnym powodem, który klient od razu zobaczy.
