Nowy klient jest najbardziej zmotywowany w pierwszych dniach. To moment, by zebrać wszystko, czego będziesz potrzebować - a nie za trzy miesiące, gdy przy pierwszej deklaracji kwartalnej okaże się, że brakuje umowy. Uporządkowana lista startowa przyspiesza początek obu stronom.
Podziel listę na dwie
Dokumenty startowe zbiera się raz. Dokumenty comiesięczne - w każdym okresie. Pomieszanie ich myli klientów („czy mam co miesiąc wysyłać wypis z KRS?”). Prowadź dwie osobne listy i jasno mów, która jest która.
Dokumenty jednorazowe na start
- Wypis z rejestru oraz numery identyfikacji podatkowej
- Rejestracja VAT, jeśli dotyczy
- Identyfikacja właścicieli lub członków zarządu zgodnie z lokalnymi przepisami AML
- Podpisana umowa o świadczenie usług księgowych
- Pełnomocnictwo do kontaktów z urzędem skarbowym, jeśli składasz deklaracje za klienta
- Lista wszystkich rachunków bankowych, kart i operatorów płatności firmy
- Ostatnie złożone sprawozdanie finansowe i deklaracje lub kontakt do poprzedniego księgowego
- Salda otwarcia: nieopłacone faktury sprzedaży i zakupu na dzień przejęcia
- Umowy o pracę i dane płacowe, jeśli klient zatrudnia pracowników
- Umowy najmu, kredytu i leasingu
Ustal listę comiesięczną pierwszego dnia
Wykorzystaj rozmowę startową, by ustawić powtarzalną listę: które rachunki, skąd przychodzą faktury, czy będą paragony, czy są wynagrodzenia. Ustal miesięczny termin i sposób przypominania. Klienci, którzy znają rutynę od początku, rzadko potem wymagają ponagleń.
Skontaktuj się z poprzednim księgowym wcześnie
Jeśli klient zmienia biuro, w pierwszym tygodniu poproś o zgodę na kontakt z poprzednim księgowym. Salda otwarcia, księgi i złożone deklaracje znacznie łatwiej uzyskać, dopóki przekazanie jest świeże.
Wyślij klientowi krótkie powitanie
- Czego potrzebujesz teraz (lista startowa) i do kiedy
- Czego będziesz potrzebować co miesiąc (lista cykliczna)
- Gdzie przesyłać dokumenty i do kogo kierować pytania
- Kiedy znów się odezwiesz
Wyraźnie zamknij etap startowy
Gdy dotrą wszystkie dokumenty startowe, powiedz klientowi: „Etap startowy zakończony - od teraz co miesiąc dostaniesz krótką listę”. Jasne przejście oddziela jednorazowy wysiłek od rutyny, a rutyna wydaje się wtedy lżejsza.
W MonthDocs zapraszasz nowego klienta jednym kliknięciem, od pierwszego okresu przypisujesz mu miesięczną listę i trzymasz dokumenty startowe w tym samym bezpiecznym miejscu.
