Новий клієнт найбільш вмотивований у перші дні. Саме тоді варто зібрати все, що знадобиться, - а не через три місяці, коли під час першої квартальної звітності з'ясується, що бракує договору. Структурований стартовий список прискорює початок для обох сторін.
Розділіть список на два
Стартові документи запитують один раз. Щомісячні - кожного періоду. Якщо їх змішати, клієнти плутаються («мені щомісяця надсилати виписку з реєстру?»). Ведіть два окремі списки й чітко пояснюйте, де який.
Разові документи на старті
- Виписка з реєстру та податкові ідентифікаційні номери
- Реєстрація платника ПДВ, якщо є
- Ідентифікація власників або директорів відповідно до місцевих правил фінансового моніторингу
- Підписаний договір про бухгалтерське обслуговування
- Довіреність для взаємодії з податковою, якщо ви подаєте звітність від імені клієнта
- Перелік усіх банківських рахунків, карток і платіжних сервісів компанії
- Остання подана фінансова й податкова звітність або контакти попереднього бухгалтера
- Відкриті залишки: неоплачені рахунки клієнтів і постачальників на дату початку
- Трудові договори й дані для зарплати, якщо в клієнта є працівники
- Договори оренди, кредиту й лізингу
Узгодьте щомісячний список у перший же день
Використайте стартову розмову, щоб налаштувати регулярний список: які банківські рахунки, звідки надходять рахунки, чи очікуються чеки, чи є зарплата. Домовтеся про щомісячний строк і спосіб нагадувань. Клієнти, які знають рутину з самого початку, рідко потребують нагадувань згодом.
Звертайтеся до попереднього бухгалтера якомога раніше
Якщо клієнт змінює фірму, попросіть у перший тиждень дозволу зв'язатися з попереднім бухгалтером. Початкові залишки, реєстри й подану звітність набагато легше отримати, поки передача справ свіжа.
Надішліть клієнтові короткий вітальний лист
- Що потрібно зараз (стартовий список) і до якого строку
- Що знадобиться щомісяця (регулярний список)
- Куди завантажувати й до кого звертатися з питаннями
- Коли ви зв'яжетеся наступного разу
Завершіть старт явно
Коли надійдуть усі стартові документи, скажіть клієнтові: «Старт завершено - відтепер ви щомісяця отримуватимете короткий список». Чіткий перехід відокремлює разові зусилля від рутини, і рутина здається легшою.
У MonthDocs ви запрошуєте нового клієнта одним кліком, з першого періоду призначаєте йому щомісячний список і зберігаєте стартові документи в тому самому безпечному місці.
