Ein neuer Mandant ist in den ersten Tagen am motiviertesten. Das ist der Moment, alles einzusammeln, was Sie brauchen werden - nicht in drei Monaten, wenn bei der ersten Quartalsmeldung ein Vertrag fehlt. Eine strukturierte Aufnahmeliste macht den Start für beide Seiten schneller.
Teilen Sie die Liste in zwei
Aufnahmeunterlagen werden einmal angefordert, Monatsunterlagen in jedem Zeitraum. Werden sie vermischt, sind Mandanten verwirrt („Muss ich den Handelsregisterauszug jeden Monat schicken?“). Führen Sie zwei getrennte Listen und sagen Sie klar, welche welche ist.
Einmalige Unterlagen zur Aufnahme
- Handelsregisterauszug und Steuernummern
- Umsatzsteuer-Registrierung, falls zutreffend
- Identifizierung der Inhaber oder Geschäftsführer nach den geltenden Geldwäschevorschriften
- Unterzeichneter Mandatsvertrag
- Vollmacht gegenüber dem Finanzamt, wenn Sie für den Mandanten einreichen
- Liste aller Bankkonten, Karten und Zahlungsdienstleister des Unternehmens
- Letzter Jahresabschluss und Steuererklärungen oder Kontakt zum bisherigen Berater
- Offene Posten: unbezahlte Ausgangs- und Eingangsrechnungen zum Übernahmestichtag
- Arbeitsverträge und Lohndaten, falls der Mandant Mitarbeiter hat
- Miet-, Darlehens- und Leasingverträge
Vereinbaren Sie die Monatsliste am ersten Tag
Nutzen Sie das Aufnahmegespräch, um die wiederkehrende Liste festzulegen: welche Konten, welche Rechnungsquellen, ob Quittungen anfallen, ob es Lohn gibt. Vereinbaren Sie die monatliche Frist und die Art der Erinnerung. Mandanten, die die Routine von Anfang an kennen, müssen später selten erinnert werden.
Kontaktieren Sie den Vorberater früh
Wechselt der Mandant die Kanzlei, holen Sie in der ersten Woche das Einverständnis ein, den bisherigen Berater zu kontaktieren. Eröffnungssalden, Konten und eingereichte Erklärungen sind viel leichter zu bekommen, solange die Übergabe frisch ist.
Schicken Sie eine kurze Begrüßung
- Was Sie jetzt brauchen (Aufnahmeliste) und bis wann
- Was Sie jeden Monat brauchen (wiederkehrende Liste)
- Wo hochgeladen wird und wer bei Fragen hilft
- Wann der Mandant wieder von Ihnen hört
Schließen Sie die Aufnahme ausdrücklich ab
Sind alle Aufnahmeunterlagen da, sagen Sie dem Mandanten: „Die Aufnahme ist abgeschlossen - ab jetzt erhalten Sie jeden Monat eine kurze Liste.“ Dieser klare Übergang trennt den einmaligen Aufwand von der Routine und lässt die Routine leichter wirken.
In MonthDocs laden Sie neue Mandanten mit einem Klick ein, geben ihnen ab dem ersten Zeitraum ihre Monatsliste und bewahren die Aufnahmeunterlagen am selben sicheren Ort auf.
