Nový klient je najviac motivovaný v prvých dňoch. To je chvíľa, kedy zhromaždiť všetko, čo budete potrebovať - nie o tri mesiace, keď pri prvom štvrťročnom podaní zistíte, že chýba zmluva. Štruktúrovaný úvodný zoznam zrýchli začiatok obom stranám.
Rozdeľte zoznam na dva
Úvodné doklady sa vyžadujú raz. Mesačné doklady každé obdobie. Zmiešanie klientov mätie („mám posielať výpis z obchodného registra každý mesiac?“). Majte dva samostatné zoznamy a jasne povedzte, ktorý je ktorý.
Jednorazové doklady na začiatku
- Výpis z obchodného registra a daňové identifikačné čísla
- Registrácia k DPH, ak je klient platiteľ
- Identifikácia vlastníkov alebo konateľov podľa miestnych pravidiel proti praniu špinavých peňazí
- Podpísaná zmluva o vedení účtovníctva
- Splnomocnenie na konanie s daňovým úradom, ak podávate za klienta
- Zoznam všetkých bankových účtov, kariet a platobných služieb firmy
- Posledná podaná účtovná závierka a daňové priznania, alebo kontakt na predchádzajúceho účtovníka
- Otvorené saldo: neuhradené vystavené a prijaté faktúry ku dňu prevzatia
- Pracovné zmluvy a mzdové údaje, ak má klient zamestnancov
- Nájomné, úverové a lízingové zmluvy
Dohodnite mesačný zoznam hneď prvý deň
Využite úvodné stretnutie na nastavenie opakujúceho sa zoznamu: ktoré bankové účty, odkiaľ chodia faktúry, či sa čakajú bloky, či sú mzdy. Dohodnite mesačný termín a spôsob pripomínania. Klientov, ktorí poznajú rutinu od začiatku, treba neskôr urgovať len zriedka.
Oslovte predchádzajúceho účtovníka včas
Ak klient mení kanceláriu, požiadajte v prvom týždni o súhlas kontaktovať predchádzajúceho účtovníka. Počiatočné zostatky, účtovné knihy a podané priznania sa získavajú oveľa ľahšie, kým je odovzdanie čerstvé.
Pošlite klientovi krátke privítanie
- Čo potrebujete teraz (úvodný zoznam) a do kedy
- Čo budete potrebovať každý mesiac (opakujúci sa zoznam)
- Kam nahrávať a na koho sa obrátiť s otázkami
- Kedy sa mu znova ozvete
Úvodnú fázu výslovne uzavrite
Keď prídu všetky úvodné doklady, povedzte klientovi: „Úvodná fáza je hotová - odteraz budete dostávať krátky mesačný zoznam.“ Jasný prechod oddelí jednorazové úsilie od rutiny a rutina potom pôsobí ľahšie.
V MonthDocs pozvete nového klienta jedným kliknutím, od prvého obdobia mu priradíte mesačný zoznam a úvodné doklady máte na rovnakom bezpečnom mieste.
