Yeni bir müşteri ilk birkaç günde en motive hâlindedir. İhtiyacınız olacak her şeyi toplamanın zamanı tam da budur - ilk üç aylık beyanname sırasında eksik bir sözleşme fark ettiğiniz üç ay sonra değil. Yapılandırılmış bir başlangıç listesi, iki taraf için de başlangıcı hızlandırır.
Listeyi ikiye ayırın
Başlangıç belgeleri bir kez istenir. Aylık belgeler her dönem istenir. Bunları karıştırmak müşterilerin kafasını karıştırır (“Ticaret sicil kaydını her ay mı göndermem gerekiyor?”). İki ayrı liste tutun ve hangisinin hangisi olduğunu açıkça belirtin.
Başlangıç için tek seferlik belgeler
- Ticaret sicil kaydı ve vergi kimlik numaraları
- Varsa KDV kaydı
- Yerel kara para aklamayı önleme kurallarınızın gerektirdiği şekilde, ortakların veya yöneticilerin kimlik bilgileri
- İmzalı görevlendirme yazısı veya hizmet sözleşmesi
- Müşteri adına beyanname veriyorsanız, vergi dairesi nezdinde işlem yapma yetkisi
- İşletmenin kullandığı tüm banka hesaplarının, kartların ve ödeme kuruluşlarının listesi
- Son verilen yıllık mali tablolar ve vergi beyannameleri veya önceki muhasebecinin iletişim bilgileri
- Açık bakiyeler: başlangıç tarihi itibarıyla ödenmemiş müşteri faturaları ve ödenmemiş tedarikçi faturaları
- Müşterinin çalışanları varsa iş sözleşmeleri ve bordro bilgileri
- Kira, kredi ve leasing sözleşmeleri
Aylık listede ilk gün anlaşın
Başlangıç görüşmesini tekrarlanan kontrol listesini oluşturmak için kullanın: hangi banka hesapları, hangi fatura kaynakları, fiş beklenip beklenmediği, bordro olup olmadığı. Her ay için son tarih ve müşteriye nasıl hatırlatma yapılacağı konusunda anlaşın. Rutini en baştan bilen müşterilerin peşinden daha sonra koşmanız nadiren gerekir.
Önceki muhasebeciyle erkenden iletişime geçin
Müşteri büro değiştiriyorsa, ilk hafta içinde önceki muhasebeciyle iletişime geçmek için izin isteyin. Açılış bakiyeleri, defterler ve verilmiş beyannameler, devir süreci tazeyken çok daha kolay elde edilir.
Müşteriye kısa bir hoş geldiniz notu verin
- Şu anda neye ihtiyacınız olduğu (başlangıç listesi) ve ne zamana kadar
- Her ay neye ihtiyacınız olacağı (tekrarlanan liste)
- Nereye yükleyecekleri ve sorular için kime başvuracakları
- Sizden bir sonraki haberi ne zaman alacakları
Başlangıç sürecini açıkça kapatın
Tüm başlangıç kalemleri alındığında müşteriye şunu söyleyin: “Başlangıç süreci tamamlandı - bundan sonra her ay kısa bir liste alacaksınız.” Bu net geçiş, tek seferlik çabayı rutinden ayırır ve rutini daha hafif hissettirir.
MonthDocs ile yeni bir müşteriyi tek tıkla davet edebilir, ilk dönemden itibaren aylık kontrol listesini verebilir ve başlangıç belgelerini aynı güvenli yerde tutabilirsiniz.
