Bankovní výpisy jde stáhnout znovu. Fakturu lze vyžádat od dodavatele. Účtenky jsou jiné: jakmile se papírová účtenka ztratí nebo vybledne, obvykle je pryč. Proto jsou nejkřehčí položkou každého měsíčního seznamu - a tou, kterou klienti nejčastěji odkládají „na potom“.
Vysvětlete, proč na účtenkách záleží
Mnoho klientů bere účtenky jako formalitu. Jedna věta to změní: „Bez účtenky výdaj většinou nemůžeme uplatnit.“ Když klienti pochopí, že ztracená účtenka je může stát peníze, začnou je schovávat.
Vyžadujte účtenky měsíčně, ne ročně
Rok účtenek v krabici je noční můra pro všechny. Sběr každý měsíc udrží hromádku malou, papír ještě čitelný a vzpomínku na účel nákupu čerstvou.
Udělejte z focení výchozí návyk
Nejsnáze se buduje návyk „fotka u pokladny“. Požádejte klienty, aby účtenku vyfotili hned po zaplacení, dřív než skončí v kapse. Stránka pro nahrávání přizpůsobená mobilu umožní poslat fotku ještě tutéž minutu.
Dejte jednoduchá pravidla pro focení
- Položte účtenku rovně na tmavou podložku.
- Celá účtenka musí být v záběru, včetně celkové částky a data.
- Foťte za denního světla nebo v dobře osvětlené místnosti, bez blesku.
- Dlouhé účtenky: dvě fotky jsou lepší než jedna nečitelná.
Označte účtenky jako nepovinné - poctivě
Ne každý klient má účtenky každý měsíc. Pokud je označíte jako povinné, klienti bez nich mají pocit, že dělají něco špatně. Označte je jako nepovinné („pokud nějaké máte“) a nechte klienty potvrdit „tento měsíc žádné“. Odpověď dostanete i tak, bez tření.
Ptejte se na účel, ne jen na papír
Účtenka z železářství může být firemní i soukromá. Umožněte klientům při nahrání připsat krátkou poznámku - „materiál pro zakázku“ - abyste se nemuseli doptávat později.
Sledujte vzorce
Pokud klient pravidelně platí kartou za pohonné hmoty nebo jídlo, ale nikdy nepošle účtenky, porovnejte bankovní výpis s tím, co jste dostali, a zeptejte se na konkrétní mezery. Odkaz na konkrétní transakce funguje lépe než obecná připomínka.
V MonthDocs mohou klienti účtenky vyfotit a nahrát z telefonu, připsat poznámku nebo potvrdit „tento měsíc nic“ - vše z jednoho odkazu, bez účtu a hesla.
