Банковскую выписку можно скачать заново. Счёт можно запросить у поставщика. С чеками иначе: если бумажный чек потерялся или выцвел, его обычно уже не вернуть. Поэтому чеки - самый уязвимый пункт любого ежемесячного списка, и именно их клиенты чаще всего откладывают «на потом».
Объясните, почему чеки важны
Многие клиенты воспринимают чеки как формальность. Одно предложение меняет это: «Без чека мы, как правило, не можем учесть этот расход». Когда клиенты понимают, что потерянный чек может стоить им денег, они начинают их сохранять.
Собирайте чеки ежемесячно, а не раз в год
Год чеков в коробке - кошмар для всех. Ежемесячный сбор держит стопку маленькой, бумагу ещё читаемой, а память о назначении покупки свежей.
Сделайте фото привычкой по умолчанию
Проще всего привить привычку «фото у кассы». Попросите клиентов фотографировать чек сразу после оплаты, пока он не оказался в кармане. Удобная для телефона страница загрузки позволяет отправить фото в ту же минуту.
Дайте простые правила съёмки
- Положите чек ровно на тёмную поверхность.
- Весь чек должен быть в кадре, включая сумму и дату.
- Снимайте при дневном свете или в хорошо освещённой комнате, без вспышки.
- Длинные чеки: два фото лучше, чем одно нечитаемое.
Отметьте чеки как необязательные - честно
Не у каждого клиента каждый месяц есть чеки. Если отметить их как обязательные, те, у кого их нет, будут чувствовать, что делают что-то не так. Отметьте их как необязательные («если есть») и дайте клиентам подтвердить «в этом месяце нет». Ответ вы всё равно получите, без лишнего трения.
Спрашивайте о назначении, а не только о бумажке
Чек из строительного магазина может быть как рабочим, так и личным. Дайте клиентам возможность добавить короткую заметку при загрузке - «материалы для заказа» - чтобы вам не пришлось переспрашивать позже.
Следите за закономерностями
Если клиент регулярно платит картой за топливо или еду, но никогда не присылает чеки, сравните банковскую выписку с полученным и спросите о конкретных пробелах. Ссылка на конкретные операции работает лучше, чем общее напоминание.
В MonthDocs клиенты могут сфотографировать и загрузить чеки с телефона, добавить заметку или подтвердить «в этом месяце ничего» - всё по одной ссылке, без учётной записи и пароля.
