Wyciąg bankowy można pobrać ponownie. Fakturę można poprosić od dostawcy. Z paragonami jest inaczej: gdy papierowy paragon zginie lub wyblaknie, zwykle przepada. Dlatego to najdelikatniejsza pozycja każdej miesięcznej listy - i ta, którą klienci najczęściej odkładają „na później”.
Wyjaśnij, dlaczego paragony są ważne
Wielu klientów traktuje paragony jak formalność. Jedno zdanie to zmienia: „Bez paragonu zwykle nie możemy ująć tego wydatku w kosztach”. Gdy klienci rozumieją, że zgubiony paragon może ich kosztować, zaczynają je zachowywać.
Zbieraj paragony co miesiąc, nie raz w roku
Rok paragonów w pudełku to koszmar dla wszystkich. Comiesięczne zbieranie sprawia, że stos jest mały, papier jeszcze czytelny, a pamięć o celu zakupu świeża.
Niech zdjęcie stanie się nawykiem
Najłatwiej zbudować nawyk „zdjęcie przy kasie”. Poproś klientów, by fotografowali paragon zaraz po zapłacie, zanim trafi do kieszeni. Strona do przesyłania dostosowana do telefonu pozwala wysłać zdjęcie w tej samej minucie.
Daj proste zasady robienia zdjęć
- Połóż paragon płasko na ciemnej powierzchni.
- Cały paragon musi być w kadrze, łącznie z kwotą i datą.
- Rób zdjęcie przy świetle dziennym lub w jasnym pomieszczeniu, bez lampy błyskowej.
- Długie paragony: dwa zdjęcia są lepsze niż jedno nieczytelne.
Oznacz paragony jako opcjonalne - uczciwie
Nie każdy klient ma paragony co miesiąc. Jeśli oznaczysz je jako obowiązkowe, klienci bez nich poczują, że robią coś źle. Oznacz je jako opcjonalne („jeśli są”) i pozwól potwierdzić „w tym miesiącu brak”. Odpowiedź i tak dostaniesz, bez tarć.
Pytaj o cel, nie tylko o papier
Paragon z marketu budowlanego może być firmowy lub prywatny. Pozwól klientom dodać krótką notatkę przy przesyłaniu - „materiały na zlecenie” - żeby nie trzeba było dopytywać później.
Obserwuj wzorce
Jeśli klient regularnie płaci kartą za paliwo lub posiłki, a nigdy nie przysyła paragonów, porównaj wyciąg z tym, co dostałeś, i zapytaj o konkretne luki. Wskazanie konkretnych transakcji działa lepiej niż ogólne przypomnienie.
W MonthDocs klienci mogą sfotografować i przesłać paragony z telefonu, dodać notatkę albo potwierdzić „w tym miesiącu nic” - wszystko z jednego linku, bez konta i hasła.
