Kontoauszüge lassen sich erneut herunterladen. Rechnungen kann man beim Lieferanten anfordern. Quittungen sind anders: Ist ein Papierbeleg einmal verloren oder verblasst, ist er meist weg. Deshalb sind sie die empfindlichste Position jeder Monatsliste - und die, die Mandanten am häufigsten auf „später“ verschieben.
Erklären Sie, warum Quittungen zählen
Viele Mandanten halten Quittungen für eine Formalität. Ein Satz ändert das: „Ohne Beleg können wir die Ausgabe in der Regel nicht geltend machen.“ Wer versteht, dass eine verlorene Quittung Geld kosten kann, fängt an, sie aufzubewahren.
Fordern Sie Quittungen monatlich an, nicht jährlich
Ein Jahr Quittungen im Schuhkarton ist für alle ein Albtraum. Monatliches Sammeln hält den Stapel klein, das Papier noch lesbar und die Erinnerung an den Zweck des Kaufs frisch.
Machen Sie das Foto zur Gewohnheit
Am leichtesten etabliert sich die Gewohnheit „Foto an der Kasse“. Bitten Sie Mandanten, den Beleg direkt nach dem Bezahlen zu fotografieren, bevor er in der Tasche verschwindet. Eine mobilfreundliche Upload-Seite erlaubt es, das Foto in derselben Minute zu senden.
Geben Sie einfache Fotoregeln
- Die Quittung flach auf einen dunklen Untergrund legen.
- Die ganze Quittung muss im Bild sein, inklusive Summe und Datum.
- Bei Tageslicht oder in einem hellen Raum fotografieren, ohne Blitz.
- Lange Belege: Zwei Fotos sind besser als ein unlesbares.
Kennzeichnen Sie Quittungen ehrlich als optional
Nicht jeder Mandant hat jeden Monat Quittungen. Sind sie als Pflicht markiert, fühlen sich Mandanten ohne Belege, als machten sie etwas falsch. Markieren Sie sie als optional („falls vorhanden“) und lassen Sie Mandanten „diesen Monat keine“ bestätigen. Sie erhalten trotzdem eine Antwort - ohne Reibung.
Fragen Sie nach dem Zweck, nicht nur nach dem Papier
Eine Quittung aus dem Baumarkt kann geschäftlich oder privat sein. Lassen Sie Mandanten beim Hochladen eine kurze Notiz ergänzen - „Material für Kundenprojekt“ -, damit Sie später nicht nachfragen müssen.
Achten Sie auf Muster
Zahlt ein Mandant regelmäßig Tankfüllungen oder Bewirtungen per Karte, schickt aber nie Belege, vergleichen Sie den Kontoauszug mit dem Erhaltenen und fragen Sie gezielt nach den Lücken. Konkrete Buchungen zu nennen wirkt besser als eine allgemeine Erinnerung.
Mit MonthDocs können Mandanten Quittungen mit dem Smartphone fotografieren und hochladen, eine Notiz ergänzen oder „diesen Monat nichts“ bestätigen - alles über einen Link, ohne Konto und Passwort.
