Os extratos bancários podem ser descarregados de novo. As faturas podem ser pedidas ao fornecedor. Os recibos são diferentes: quando um talão em papel se perde ou desbota, normalmente desaparece de vez. Por isso são o item mais frágil de qualquer lista mensal, e o que os clientes mais deixam «para depois».
Explique porque é que os recibos importam
Muitos clientes veem os recibos como uma formalidade. Uma frase muda isso: «Sem o comprovativo, normalmente não podemos deduzir a despesa.» Quando o cliente percebe que um recibo perdido pode custar-lhe dinheiro, começa a guardá-los.
Peça os recibos todos os meses, não todos os anos
Um ano de recibos numa caixa é um pesadelo para todos. Recolhê-los todos os meses mantém o monte pequeno, o papel ainda legível e fresca a memória do motivo de cada compra.
Faça da fotografia o hábito por defeito
O hábito mais fácil de criar é «foto na caixa». Peça aos clientes que fotografem o recibo logo após pagar, antes que vá parar ao bolso. Uma página de carregamento adaptada ao telemóvel permite enviar a foto no mesmo minuto.
Dê regras simples para as fotos
- Coloque o recibo plano numa superfície escura.
- Enquadre o recibo inteiro, incluindo o total e a data.
- Use luz natural ou uma divisão bem iluminada; evite o flash.
- Recibos longos: duas fotos são melhores do que uma ilegível.
Marque os recibos como opcionais, com honestidade
Nem todos os clientes têm recibos todos os meses. Se os marcar como obrigatórios, quem não tem nenhum sente que está a fazer algo mal. Marque-os como opcionais («se tiver») e deixe o cliente confirmar «nenhum este mês». Recebe uma resposta na mesma, sem atrito.
Pergunte pelo motivo, não só pelo papel
Um recibo de uma loja de bricolage pode ser profissional ou pessoal. Permita que o cliente acrescente uma nota curta ao carregar - «material para a obra de um cliente» - para não ter de perguntar depois.
Esteja atento aos padrões
Se um cliente paga regularmente combustível ou refeições com cartão mas nunca envia recibos, compare o extrato com o que recebeu e pergunte pelas falhas concretas. Apontar movimentos concretos funciona melhor do que um lembrete genérico.
Com o MonthDocs, os clientes podem fotografar e carregar recibos no telemóvel, acrescentar uma nota ou confirmar «nada este mês», tudo a partir de um link, sem conta nem palavra-passe.
