Bankovni izvodi mogu se ponovno preuzeti. Račune se može ponovno zatražiti od dobavljača. Blagajnički računi su drukčiji: kada se papirnati račun izgubi ili izblijedi, obično ga više nema. Zato su najosjetljivija stavka na svakom mjesečnom popisu - i ona koju klijenti najčešće ostavljaju „za kasnije“.
Objasnite zašto su računi važni
Mnogi klijenti blagajničke račune vide kao formalnost. Jedna rečenica to mijenja: „Bez računa trošak obično ne možemo priznati.“ Kada klijenti shvate da ih izgubljen račun može stajati novca, počnu ih čuvati.
Tražite račune mjesečno, a ne godišnje
Godina računa u kutiji za cipele noćna je mora za sve. Mjesečno prikupljanje drži hrpu malom, papir još čitljivim, a sjećanje na svrhu svake kupnje još svježim.
Neka fotografiranje bude zadana navika
Najlakše je izgraditi naviku „fotografija na blagajni“. Zamolite klijente da račun fotografiraju čim plate, prije nego što završi u džepu. Stranica za učitavanje prilagođena mobitelu znači da se fotografija može poslati iste minute.
Dajte jednostavna pravila za fotografiranje
- Položite račun ravno na tamnu podlogu.
- Pazite da cijeli račun bude u kadru, uključujući ukupni iznos i datum.
- Koristite dnevno svjetlo ili svijetlu prostoriju; izbjegavajte bljeskalicu.
- Dugi računi: dvije fotografije bolje su od jedne nečitljive.
Označite račune kao neobavezne - iskreno
Nemaju svi klijenti blagajničke račune svaki mjesec. Ako ih označite kao obavezne, klijenti koji ih nemaju osjećaju da nešto rade krivo. Označite ih kao neobavezne („ako ih imate“) i omogućite klijentima da potvrde „ovaj mjesec nema ništa“. I dalje dobivate odgovor, bez trzavica.
Pitajte za svrhu, a ne samo za papir
Račun iz trgovine građevinskim materijalom može biti poslovni ili privatni. Omogućite klijentima da pri učitavanju dodaju kratku napomenu - „materijal za projekt klijenta“ - kako ne biste morali pitati kasnije.
Pratite obrasce
Ako klijent redovito plaća gorivo ili obroke karticom, ali nikada ne šalje račune, usporedite bankovni izvod s onim što ste primili i pitajte za konkretne praznine. Upućivanje na konkretne transakcije djeluje bolje od općenitog podsjetnika.
S MonthDocsom klijenti mogu fotografirati i učitati blagajničke račune s mobitela, dodati napomenu ili potvrditi „ovaj mjesec nema ništa“ - sve s jedne poveznice, bez korisničkog računa i lozinke.
