A bankszámlakivonatokat újra le lehet tölteni. A számlákat el lehet kérni a szállítótól. A nyugták mások: ha egy papírnyugta elveszett vagy kifakult, általában végleg odavan. Emiatt ezek a legsérülékenyebb tételek bármely havi ellenőrzőlistán - és ezeket hagyják az ügyfelek a leggyakrabban „későbbre”.
Magyarázza el, miért fontosak a nyugták
Sok ügyfél formalitásnak tekinti a nyugtákat. Egyetlen mondat megváltoztatja ezt: „Nyugta nélkül a kiadást általában nem tudjuk elszámolni.” Amikor az ügyfelek megértik, hogy egy elveszett nyugta pénzükbe kerülhet, elkezdik megőrizni őket.
A nyugtákat havonta kérje, ne évente
Egy évnyi nyugta egy cipősdobozban mindenkinek rémálom. Ha havonta gyűjti be őket, a kupac kicsi marad, a papír még olvasható, és az is friss emlék, hogy melyik vásárlás mire szolgált.
Legyen a fényképezés az alapértelmezés
A legkönnyebben kialakítható szokás a „fotó a kasszánál”. Kérje meg az ügyfeleket, hogy fizetés után azonnal fotózzák le a nyugtát, mielőtt a zsebükbe kerül. Egy telefonbarát feltöltési oldallal a fotó még ugyanabban a percben elküldhető.
Adjon egyszerű fotózási szabályokat
- Tegye a nyugtát laposan egy sötét felületre.
- Ügyeljen rá, hogy az egész nyugta a képen legyen, a végösszeggel és a dátummal együtt.
- Használjon nappali fényt vagy világos szobát; kerülje a vakut.
- Hosszú nyugták: két fotó jobb, mint egy olvashatatlan.
Jelölje a nyugtákat opcionálisnak - őszintén
Nem minden ügyfélnek van minden hónapban nyugtája. Ha kötelezőnek jelöli őket, azok az ügyfelek, akiknek nincs, úgy érzik, valamit rosszul csinálnak. Jelölje őket opcionálisnak („ha van”), és hagyja, hogy az ügyfelek megerősítsék: „ebben a hónapban nincs”. Így is választ kap, súrlódás nélkül.
A célra is kérdezzen rá, ne csak a papírra
Egy barkácsáruházi nyugta lehet céges vagy magánkiadás is. Hagyja, hogy az ügyfelek feltöltéskor rövid megjegyzést fűzzenek hozzá - „anyag az ügyfélprojekthez” -, így Önnek nem kell később rákérdeznie.
Figyeljen a mintázatokra
Ha egy ügyfél rendszeresen kártyával fizet üzemanyagot vagy étkezést, de soha nem küld nyugtát, vesse össze a bankszámlakivonatot azzal, amit megkapott, és kérdezzen rá a konkrét hiányokra. A konkrét tranzakciókra való hivatkozás jobban működik, mint egy általános emlékeztető.
A MonthDocs segítségével az ügyfelek a telefonjukról fotózhatják le és tölthetik fel a nyugtákat, megjegyzést fűzhetnek hozzájuk, vagy megerősíthetik, hogy „ebben a hónapban nincs” - mindezt egyetlen linkről, fiók és jelszó nélkül.
