Bančne izpiske je mogoče znova prenesti. Račune je mogoče znova zahtevati od dobavitelja. Blagajniški računi so drugačni: ko se papirnati račun izgubi ali zbledi, ga običajno ni več. Zato so najbolj krhka postavka na vsakem mesečnem seznamu - in tista, ki jo stranke najpogosteje pustijo „za pozneje“.
Pojasnite, zakaj so blagajniški računi pomembni
Mnoge stranke blagajniške račune vidijo kot formalnost. En sam stavek to spremeni: „Brez računa stroška običajno ne moremo upoštevati.“ Ko stranke razumejo, da jih izgubljen račun lahko stane denar, jih začnejo shranjevati.
Za blagajniške račune prosite mesečno, ne letno
Leto blagajniških računov v škatli za čevlje je mora za vse. Mesečno zbiranje ohranja kup majhen, papir še berljiv in spomin na namen vsakega nakupa še svež.
Naj bo fotografiranje privzeto
Najlažje je zgraditi navado „fotografija pri blagajni“. Stranke prosite, naj račun fotografirajo takoj, ko plačajo, preden konča v žepu. Stran za nalaganje, prilagojena telefonom, omogoča, da fotografijo pošljejo že v isti minuti.
Dajte preprosta pravila za fotografiranje
- Račun položite ravno na temno podlago.
- Poskrbite, da je cel račun v kadru, vključno s skupnim zneskom in datumom.
- Uporabite dnevno svetlobo ali svetel prostor; izogibajte se bliskavici.
- Dolgi računi: dve fotografiji sta boljši od ene neberljive.
Blagajniške račune označite kot neobvezne - iskreno
Vsaka stranka nima blagajniških računov vsak mesec. Če jih označite kot obvezne, imajo stranke, ki jih nimajo, občutek, da delajo nekaj narobe. Označite jih kot neobvezne („če jih imate“) in strankam omogočite, da potrdijo „ta mesec nič“. Še vedno dobite odgovor, brez trenja.
Vprašajte po namenu, ne le po papirju
Račun iz trgovine z gradbenim materialom je lahko poslovni ali zasebni. Strankam omogočite, da ob nalaganju dodajo kratko opombo - „material za projekt stranke“ - da vam pozneje ni treba spraševati.
Bodite pozorni na vzorce
Če stranka redno plačuje gorivo ali obroke s kartico, blagajniških računov pa nikoli ne pošlje, primerjajte bančni izpisek s prejetim in vprašajte po konkretnih vrzelih. Sklicevanje na konkretne transakcije deluje bolje od splošnega opomnika.
Z MonthDocs lahko stranke blagajniške račune fotografirajo in naložijo s telefona, dodajo opombo ali potrdijo „ta mesec nič“ - vse prek ene povezave, brez uporabniškega računa ali gesla.
