Bankafschriften kun je opnieuw downloaden. Facturen kun je bij de leverancier opvragen. Bonnetjes zijn anders: is een papieren bon eenmaal kwijt of vervaagd, dan is hij meestal voorgoed weg. Daardoor zijn ze het kwetsbaarste onderdeel van elke maandlijst - en het onderdeel dat klanten het vaakst uitstellen tot „later”.
Leg uit waarom bonnetjes ertoe doen
Veel klanten zien bonnetjes als een formaliteit. Eén zin verandert dat: „Zonder bon kunnen we de uitgave meestal niet aftrekken.” Als klanten begrijpen dat een verloren bon hen geld kan kosten, gaan ze ze bewaren.
Vraag bonnetjes maandelijks op, niet jaarlijks
Een jaar aan bonnetjes in een schoenendoos is voor iedereen een nachtmerrie. Maandelijks verzamelen houdt de stapel klein, het papier nog leesbaar en de herinnering aan het doel van de aankoop vers.
Maak een foto de standaard
De makkelijkste gewoonte is „foto bij de kassa”. Vraag klanten de bon te fotograferen zodra ze betaald hebben, voordat hij in een broekzak verdwijnt. Een mobielvriendelijke uploadpagina maakt het mogelijk de foto binnen dezelfde minuut te versturen.
Geef eenvoudige fotoregels
- Leg de bon plat op een donkere ondergrond.
- Zorg dat de hele bon in beeld is, inclusief totaal en datum.
- Gebruik daglicht of een goed verlichte ruimte; vermijd de flitser.
- Lange bonnen: twee foto's zijn beter dan één onleesbare.
Markeer bonnetjes eerlijk als optioneel
Niet elke klant heeft elke maand bonnetjes. Markeer je ze als verplicht, dan voelen klanten zonder bonnen zich alsof ze iets fout doen. Markeer ze als optioneel („als je ze hebt”) en laat klanten „deze maand geen” bevestigen. Je krijgt toch een antwoord, zonder wrijving.
Vraag naar het doel, niet alleen naar het papier
Een bon van de bouwmarkt kan zakelijk of privé zijn. Laat klanten bij het uploaden een korte notitie toevoegen - „materiaal voor klantproject” - zodat je later niet hoeft na te vragen.
Let op patronen
Betaalt een klant regelmatig brandstof of maaltijden met de pas, maar stuurt hij nooit bonnetjes, vergelijk dan het bankafschrift met wat je hebt ontvangen en vraag naar de concrete gaten. Concrete transacties noemen werkt beter dan een algemene herinnering.
Met MonthDocs kunnen klanten bonnetjes met hun telefoon fotograferen en uploaden, een notitie toevoegen of „deze maand niets” bevestigen - allemaal via één link, zonder account of wachtwoord.
