Un cierre de mes falla en cosas pequeñas: el estado de cuenta de un cliente nunca llega, una factura de proveedor se registra dos veces, un cambio en la nómina se detecta después de la fecha límite. Un checklist corto y repetible detecta esto antes de que se vuelva un problema. Usa el siguiente como punto de partida y ajústalo a tus fechas de presentación.
Antes del cierre: recibir
- Abre el nuevo periodo para todos los clientes activos el mismo día.
- Manda a cada cliente la misma lista de documentos con una fecha límite clara.
- Envía recordatorios solo a los clientes a los que les falta algo, y di qué falta.
- Revisa los documentos conforme llegan, en lugar de esperar a tenerlo todo.
- Rechaza rápido los documentos incompletos, con un motivo concreto.
Durante el cierre: conciliar
- Concilia cada cuenta bancaria contra el saldo del estado de cuenta.
- Relaciona las facturas de venta con los cobros recibidos; anota lo que sigue sin pagarse.
- Relaciona las facturas de proveedores con los pagos realizados; revisa que no haya duplicados.
- Registra los conceptos recurrentes: renta, suscripciones, pagos de créditos, depreciación.
- Procesa los cambios de nómina: altas, bajas, faltas, bonos.
- Anota cualquier cosa fuera de lo normal y hazle al cliente una pregunta clara al respecto.
Antes de presentar: revisar
- Compara los totales principales con los del mes anterior - las variaciones grandes merecen una revisión.
- Confirma que cada documento obligatorio del periodo esté aceptado o marcado como “nada este mes”.
- Revisa las cifras de IVA contra las facturas de origen.
- Pide que otra persona revise a los clientes con actividad inusual, si tu equipo lo permite.
Después del cierre: mejorar
- Anota qué clientes se atrasaron y qué les faltaba.
- Si el mismo documento se rechazó varias veces, vuelve a escribir su instrucción.
- Quita de la lista los documentos que nadie entrega nunca; agrega los que sigues pidiendo por correo.
- Archiva el periodo para que los documentos sean fáciles de encontrar después.
Que sea igual para todos los clientes
El valor de un checklist está en la repetición. Cuando todos los clientes pasan por los mismos pasos cada mes, ves de un vistazo quién va atrasado y por qué. Las excepciones están bien, pero deben quedar por escrito, no en la memoria.
La parte de recepción de este checklist - abrir periodos, recordatorios, revisión y la lista de vencidos - es lo que MonthDocs automatiza, para que tu equipo dedique el cierre a la contabilidad en sí.
