Une clôture mensuelle déraille sur des détails : le relevé d'un client n'arrive jamais, une facture fournisseur est comptabilisée deux fois, un élément de paie est découvert après l'échéance. Une checklist courte et répétable repère ces points avant qu'ils ne deviennent des problèmes. Partez de celle ci-dessous et adaptez-la à vos échéances.
Avant la clôture : collecter
- Ouvrez la nouvelle période pour tous les clients actifs le même jour.
- Envoyez à chaque client la même liste de pièces avec une échéance claire.
- Relancez seulement les clients à qui il manque quelque chose, en citant les éléments manquants.
- Vérifiez les pièces au fil de l'eau, sans attendre d'avoir tout.
- Refusez vite ce qui est incomplet, avec un motif précis.
Pendant la clôture : rapprocher
- Rapprochez chaque compte bancaire du solde du relevé.
- Lettrez les factures de vente avec les encaissements ; listez les impayés.
- Lettrez les factures d'achat avec les décaissements ; vérifiez les doublons.
- Passez les écritures récurrentes : loyer, abonnements, emprunts, amortissements.
- Traitez les éléments de paie : entrées, sorties, absences, primes.
- Notez tout ce qui sort de l'ordinaire et posez au client une question claire.
Avant les déclarations : contrôler
- Comparez les totaux clés au mois précédent : les gros écarts méritent un coup d'œil.
- Vérifiez que chaque pièce obligatoire de la période est acceptée ou marquée « rien ce mois-ci ».
- Contrôlez les montants de TVA par rapport aux factures d'origine.
- Si l'équipe le permet, faites relire les clients à l'activité inhabituelle par une deuxième personne.
Après la clôture : améliorer
- Notez quels clients étaient en retard et ce qui leur manquait.
- Si le même élément a été refusé plusieurs fois, réécrivez sa consigne.
- Retirez les éléments que personne ne fournit jamais ; ajoutez ceux que vous réclamez sans cesse par e-mail.
- Archivez la période pour retrouver facilement les pièces plus tard.
La même chose pour chaque client
La valeur d'une checklist vient de la répétition. Quand chaque client suit les mêmes étapes chaque mois, vous voyez d'un coup d'œil qui est en retard et pourquoi. Les exceptions sont acceptables, mais elles doivent être écrites, pas mémorisées.
La partie collecte de cette checklist - ouverture des périodes, relances, vérification et liste des retards - est ce qu'automatise MonthDocs, pour que votre équipe consacre la clôture à la comptabilité elle-même.
