Ay sonu kapanışı küçük ayrıntılarda aksar: bir müşterinin banka ekstresi hiç gelmez, bir tedarikçi faturası iki kez kaydedilir, bir bordro değişikliği son tarihten sonra fark edilir. Kısa ve tekrarlanabilir bir kontrol listesi bunları sorun hâline gelmeden yakalar. Aşağıdaki listeyi başlangıç noktası olarak kullanın ve yerel son tarihlerinize göre uyarlayın.
Kapanıştan önce: toplayın
- Yeni dönemi tüm aktif müşteriler için aynı gün açın.
- Her müşteriye net bir son tarihle aynı belge kontrol listesini gönderin.
- Yalnızca eksiği olan müşterilere hatırlatma yapın ve eksik kalemleri adıyla belirtin.
- Her şeyin gelmesini beklemek yerine belgeleri geldikçe kontrol edin.
- Eksik belgeleri tek ve net bir gerekçeyle hızla reddedin.
Kapanış sırasında: mutabakat yapın
- Her banka hesabının mutabakatını ekstre bakiyesiyle yapın.
- Satış faturalarını gelen ödemelerle eşleştirin; hâlâ ödenmemiş olanları listeleyin.
- Tedarikçi faturalarını giden ödemelerle eşleştirin; mükerrer kayıtları kontrol edin.
- Düzenli kalemleri kaydedin: kira, abonelikler, kredi geri ödemeleri, amortisman.
- Bordro değişikliklerini işleyin: işe girişler, işten çıkışlar, devamsızlıklar, primler.
- Olağan dışı her şeyi not edin ve müşteriye bununla ilgili tek ve net bir soru sorun.
Beyannameden önce: kontrol edin
- Temel toplamları önceki ayla karşılaştırın - büyük dalgalanmalar incelenmeyi hak eder.
- Dönem için gerekli her belgenin kabul edildiğini veya “bu ay bir şey yok” olarak işaretlendiğini doğrulayın.
- KDV veya satış vergisi tutarlarını kaynak faturalarla karşılaştırın.
- Ekibiniz izin veriyorsa, olağan dışı hareketleri olan müşterileri ikinci bir kişiye kontrol ettirin.
Kapanıştan sonra: iyileştirin
- Hangi müşterilerin geciktiğini ve neyin eksik olduğunu not edin.
- Aynı kalem defalarca reddedildiyse, talimatını yeniden yazın.
- Hiç kimsenin göndermediği kalemleri listeden çıkarın; e-postayla sürekli istediğiniz kalemleri ekleyin.
- Belgeler daha sonra kolayca bulunabilsin diye dönemi arşivleyin.
Her müşteri için aynı tutun
Bir kontrol listesinin değeri tekrardan gelir. Her müşteri her ay aynı adımlardan geçtiğinde, kimin geride kaldığını ve nedenini tek bakışta görebilirsiniz. İstisnalar olabilir, ancak akılda tutulmamalı, yazıya dökülmelidir.
Bu kontrol listesinin belge toplama kısmını - dönemleri açmayı, hatırlatmaları, kontrolü ve gecikenler listesini - MonthDocs otomatikleştirir; böylece ekibiniz kapanış süresini asıl muhasebe işine ayırabilir.
