O închidere de lună se strică prin lucruri mărunte: extrasul de cont al unui client nu mai sosește, o factură de la furnizor este înregistrată de două ori, o modificare la salarizare este observată după termen. O listă de verificare scurtă și repetabilă prinde aceste probleme înainte să devină grave. Folosiți lista de mai jos ca punct de plecare și adaptați-o termenelor locale.
Înainte de închidere: colectați
- Deschideți noua perioadă pentru fiecare client activ în aceeași zi.
- Trimiteți fiecărui client aceeași listă de documente, cu un termen clar.
- Trimiteți mementouri doar clienților cărora le lipsește ceva și numiți documentele lipsă.
- Verificați documentele pe măsură ce sosesc, în loc să așteptați să vină toate.
- Respingeți rapid documentele incomplete, cu un motiv precis.
În timpul închiderii: reconciliați
- Reconciliați fiecare cont bancar cu soldul din extras.
- Potriviți facturile de vânzare cu încasările; notați ce este încă neîncasat.
- Potriviți facturile furnizorilor cu plățile; verificați dacă există dubluri.
- Înregistrați elementele recurente: chirie, abonamente, rate de credit, amortizare.
- Procesați modificările la salarizare: angajări, plecări, absențe, prime.
- Notați orice lucru neobișnuit și puneți-i clientului o singură întrebare clară despre el.
Înainte de depunere: verificați
- Comparați totalurile principale cu luna anterioară - variațiile mari merită o privire.
- Confirmați că fiecare document obligatoriu al perioadei este acceptat sau marcat „nimic luna aceasta”.
- Verificați cifrele de TVA sau de taxe pe vânzări cu facturile sursă.
- Rugați o a doua persoană să verifice clienții cu activitate neobișnuită, dacă echipa permite.
După închidere: îmbunătățiți
- Notați ce clienți au întârziat și ce le lipsea.
- Dacă același element a fost respins în mod repetat, rescrieți-i instrucțiunea.
- Eliminați din listă elementele pe care nu le trimite nimeni niciodată; adăugați-le pe cele pe care le tot cereți pe e-mail.
- Arhivați perioada, ca documentele să fie ușor de găsit mai târziu.
Păstrați-o la fel pentru fiecare client
Valoarea unei liste de verificare vine din repetare. Când fiecare client trece prin aceiași pași în fiecare lună, vedeți dintr-o privire cine a rămas în urmă și de ce. Excepțiile sunt în regulă, dar trebuie notate, nu ținute minte.
Partea de colectare din această listă - deschiderea perioadelor, mementourile, verificarea și lista restanțelor - este ceea ce automatizează MonthDocs, astfel încât echipa dumneavoastră să își dedice închiderea contabilității propriu-zise.
