Un cierre de mes falla por detalles: el extracto de un cliente nunca llega, una factura de proveedor se contabiliza dos veces, un cambio de nómina se descubre después del plazo. Un checklist corto y repetible detecta estas cosas antes de que se conviertan en problemas. Usa el siguiente como punto de partida y adáptalo a tus plazos locales.
Antes del cierre: recoger
- Abre el nuevo periodo para todos los clientes activos el mismo día.
- Envía a cada cliente la misma lista de documentos con una fecha límite clara.
- Recuerda solo a los clientes a los que les falta algo y nombra lo que falta.
- Revisa los documentos a medida que llegan, sin esperar a tenerlo todo.
- Rechaza rápido lo incompleto, con un motivo concreto.
Durante el cierre: conciliar
- Concilia cada cuenta bancaria con el saldo del extracto.
- Cruza las facturas emitidas con los cobros; anota lo pendiente.
- Cruza las facturas de proveedores con los pagos; busca duplicados.
- Registra las partidas recurrentes: alquiler, suscripciones, préstamos, amortizaciones.
- Procesa los cambios de nómina: altas, bajas, ausencias, primas.
- Anota cualquier cosa inusual y haz al cliente una pregunta clara al respecto.
Antes de presentar: comprobar
- Compara los totales clave con el mes anterior: las grandes variaciones merecen un vistazo.
- Confirma que cada documento obligatorio del periodo está aceptado o marcado «este mes nada».
- Comprueba las cifras de IVA con las facturas de origen.
- Si tu equipo lo permite, que una segunda persona revise a los clientes con actividad inusual.
Después del cierre: mejorar
- Apunta qué clientes llegaron tarde y qué les faltaba.
- Si el mismo elemento se rechazó varias veces, reescribe su instrucción.
- Quita los elementos que nadie aporta nunca; añade los que sigues pidiendo por correo.
- Archiva el periodo para que los documentos sean fáciles de encontrar después.
Igual para todos los clientes
El valor de un checklist está en la repetición. Cuando todos los clientes pasan por los mismos pasos cada mes, ves de un vistazo quién va con retraso y por qué. Las excepciones están bien, pero deben quedar escritas, no en la memoria.
La parte de recogida de este checklist - abrir periodos, recordatorios, revisión y la lista de vencidos - es lo que automatiza MonthDocs, para que tu equipo dedique el cierre a la contabilidad en sí.
