Mesečno zaključevanje gre narobe v malenkostih: bančni izpisek ene stranke nikoli ne prispe, račun dobavitelja je knjižen dvakrat, sprememba pri plačah je opažena po roku. Kratek kontrolni seznam, ki ga ponavljate, te stvari ujame, preden postanejo težave. Spodnjega uporabite kot izhodišče in ga prilagodite svojim lokalnim rokom.
Pred zaključkom: zbiranje
- Novo obdobje odprite za vse aktivne stranke isti dan.
- Vsaki stranki pošljite isti seznam dokumentov z jasnim rokom.
- Opomnite samo stranke, ki jim kaj manjka, in navedite manjkajoče postavke.
- Dokumente pregledujte sproti, ko prispejo, namesto da čakate na vse.
- Nepopolne dokumente hitro zavrnite z enim konkretnim razlogom.
Med zaključkom: usklajevanje
- Vsak bančni račun uskladite s stanjem na izpisku.
- Izdane račune povežite s prejetimi plačili; navedite, kaj je še neplačano.
- Prejete račune povežite z odhodnimi plačili; preverite podvojitve.
- Knjižite ponavljajoče se postavke: najemnino, naročnine, odplačila posojil, amortizacijo.
- Obdelajte spremembe pri plačah: nove zaposlitve, odhode, odsotnosti, nagrade.
- Zabeležite vse nenavadno in stranki o tem zastavite eno jasno vprašanje.
Pred oddajo: preverjanje
- Ključne zneske primerjajte s prejšnjim mesecem - večja nihanja si zaslužijo pogled.
- Potrdite, da je vsak obvezen dokument za obdobje sprejet ali označen „ta mesec nič“.
- Zneske DDV ali prometnega davka preverite glede na izvorne račune.
- Če vaša ekipa to omogoča, naj stranke z nenavadno dejavnostjo pregleda še druga oseba.
Po zaključku: izboljšave
- Zapišite, katere stranke so zamujale in kaj jim je manjkalo.
- Če je bila ista postavka večkrat zavrnjena, njeno navodilo napišite na novo.
- S seznama odstranite postavke, ki jih nihče nikoli ne posreduje; dodajte tiste, za katere vedno znova prosite po e-pošti.
- Obdobje arhivirajte, da boste dokumente pozneje zlahka našli.
Naj bo enak za vse stranke
Vrednost kontrolnega seznama izhaja iz ponavljanja. Ko gre vsaka stranka vsak mesec skozi iste korake, na prvi pogled vidite, kdo zaostaja in zakaj. Izjeme so v redu, vendar morajo biti zapisane, ne zapomnjene.
Del tega seznama, ki se nanaša na zbiranje - odpiranje obdobij, opomniki, pregled in seznam zamud - MonthDocs avtomatizira, tako da lahko vaša ekipa čas zaključevanja nameni samemu računovodstvu.
