Закриття місяця псується на дрібницях: від одного клієнта так і не надходить виписка, рахунок постачальника проводять двічі, зміну щодо зарплати помічають уже після строку. Короткий повторюваний чек-лист ловить це до того, як воно стане проблемою. Візьміть наведений нижче як основу й адаптуйте під свої строки.
До закриття: збір
- Відкрийте новий період для всіх активних клієнтів того самого дня.
- Надішліть кожному клієнтові однаковий список документів із чітким строком.
- Нагадуйте лише тим, кому чогось бракує, і називайте відсутні пункти.
- Перевіряйте документи в міру надходження, не чекайте на все.
- Неповні документи відхиляйте швидко й з однією конкретною причиною.
Під час закриття: звірка
- Звірте кожен банківський рахунок із залишком у виписці.
- Зіставте виставлені рахунки з надходженнями; складіть список неоплачених.
- Зіставте рахунки постачальників із платежами; перевірте дублікати.
- Проведіть регулярні операції: оренда, підписки, кредити, амортизація.
- Опрацюйте зміни щодо зарплати: прийняття, звільнення, відсутності, премії.
- Занотуйте все незвичне й поставте клієнтові одне чітке запитання.
Перед поданням звітності: перевірка
- Порівняйте ключові підсумки з попереднім місяцем - великі коливання варто перевірити.
- Переконайтеся, що кожен обов'язковий документ за період прийнято або позначено «цього місяця нічого».
- Звірте дані з ПДВ із вихідними рахунками.
- Якщо команда дозволяє, нехай клієнтів із незвичною активністю перевірить друга людина.
Після закриття: покращення
- Запишіть, які клієнти запізнилися і чого їм бракувало.
- Якщо той самий пункт відхиляли неодноразово, перепишіть інструкцію до нього.
- Приберіть пункти, які ніхто ніколи не надає; додайте ті, про які ви постійно просите листами.
- Заархівуйте період, щоб документи було легко знайти згодом.
Однаково для кожного клієнта
Цінність чек-листа - у повторюваності. Коли кожен клієнт щомісяця проходить ті самі кроки, ви одразу бачите, хто відстає і чому. Винятки - це нормально, але їх треба записувати, а не тримати в голові.
Частину чек-листа, пов'язану зі збором, - відкриття періодів, нагадування, перевірку й список прострочених - автоматизує MonthDocs, щоб ваша команда під час закриття займалася власне бухгалтерією.
