A havi zárás apróságokon csúszik el: egy ügyfél bankszámlakivonata sosem érkezik meg, egy szállítói számlát kétszer könyvelnek le, egy bérváltozás csak a határidő után derül ki. Egy rövid, megismételhető ellenőrzőlista ezeket még azelőtt kiszűri, hogy problémává válnának. Használja az alábbit kiindulópontként, és igazítsa a helyi határidőkhöz.
A zárás előtt: gyűjtés
- Nyissa meg az új időszakot minden aktív ügyfélnek ugyanazon a napon.
- Küldje el minden ügyfélnek ugyanazt a dokumentum-ellenőrzőlistát, egyértelmű határidővel.
- Csak azokat az ügyfeleket emlékeztesse, akiktől hiányzik valami, és nevezze meg a hiányzó tételeket.
- Ellenőrizze a dokumentumokat érkezésükkor, ne várjon, amíg minden megjön.
- A hiányos dokumentumokat gyorsan utasítsa el, egyetlen konkrét indoklással.
A zárás alatt: egyeztetés
- Egyeztessen minden bankszámlát a kivonat szerinti egyenleggel.
- Párosítsa a kimenő számlákat a beérkezett fizetésekkel; listázza, mi nincs még kifizetve.
- Párosítsa a szállítói számlákat a kimenő fizetésekkel; ellenőrizze a duplikációkat.
- Könyvelje le az ismétlődő tételeket: bérleti díj, előfizetések, hiteltörlesztések, értékcsökkenés.
- Dolgozza fel a bérváltozásokat: belépők, kilépők, távollétek, prémiumok.
- Jegyezzen fel minden szokatlant, és tegyen fel róla egy világos kérdést az ügyfélnek.
Benyújtás előtt: ellenőrzés
- Vesse össze a fő végösszegeket az előző hónappal - a nagy kilengéseket érdemes megnézni.
- Győződjön meg róla, hogy az időszak minden kötelező dokumentuma el van fogadva, vagy „ebben a hónapban nincs” jelöléssel szerepel.
- Ellenőrizze az áfa- vagy forgalmiadó-adatokat a forrásszámlák alapján.
- A szokatlan aktivitású ügyfeleket nézze át egy második kolléga is, ha a csapata ezt lehetővé teszi.
A zárás után: fejlesztés
- Írja fel, mely ügyfelek késtek, és mi hiányzott tőlük.
- Ha ugyanazt a tételt többször el kellett utasítani, írja át az útmutatását.
- Törölje azokat a tételeket, amelyeket soha senki nem ad le; vegye fel azokat, amelyeket újra és újra e-mailben kér be.
- Archiválja az időszakot, hogy a dokumentumok később könnyen megtalálhatók legyenek.
Minden ügyfélnél legyen ugyanaz
Az ellenőrzőlista értéke az ismétlésből fakad. Ha minden ügyfél minden hónapban ugyanazokon a lépéseken megy végig, egy pillantással látja, ki van lemaradva, és miért. A kivételek rendben vannak, de le kell írni őket, nem fejben tartani.
Az ellenőrzőlista gyűjtési részét - az időszakok megnyitását, az emlékeztetőket, az ellenőrzést és a késők listáját - a MonthDocs automatizálja, így a csapata a zárás idejét magára a könyvelésre fordíthatja.
