Um fecho de mês corre mal por pormenores: o extrato de um cliente nunca chega, uma fatura de fornecedor é lançada duas vezes, uma alteração salarial só aparece depois do prazo. Um checklist curto e repetível apanha estas situações antes de se tornarem problemas. Use o seguinte como ponto de partida e adapte-o aos seus prazos.
Antes do fecho: recolher
- Abra o novo período para todos os clientes ativos no mesmo dia.
- Envie a cada cliente a mesma lista de documentos com um prazo claro.
- Lembre só os clientes a quem falta algo e indique o que falta.
- Reveja os documentos à medida que chegam, sem esperar por tudo.
- Rejeite depressa o que está incompleto, com um motivo concreto.
Durante o fecho: reconciliar
- Reconcilie cada conta bancária com o saldo do extrato.
- Associe as faturas emitidas aos recebimentos; liste o que está por receber.
- Associe as faturas de fornecedores aos pagamentos; procure duplicados.
- Lance os itens recorrentes: renda, subscrições, empréstimos, amortizações.
- Processe as alterações salariais: admissões, saídas, ausências, prémios.
- Anote tudo o que for invulgar e faça ao cliente uma pergunta clara.
Antes de submeter: verificar
- Compare os totais principais com o mês anterior: grandes variações merecem atenção.
- Confirme que cada documento obrigatório do período está aceite ou marcado «este mês nada».
- Verifique os valores de IVA face às faturas de origem.
- Se a equipa permitir, peça a uma segunda pessoa que reveja os clientes com atividade invulgar.
Depois do fecho: melhorar
- Registe que clientes se atrasaram e o que lhes faltava.
- Se o mesmo item foi rejeitado várias vezes, reescreva a sua instrução.
- Retire itens que ninguém entrega; acrescente os que continua a pedir por e-mail.
- Arquive o período para que os documentos sejam fáceis de encontrar mais tarde.
Igual para todos os clientes
O valor de um checklist está na repetição. Quando todos os clientes passam pelos mesmos passos todos os meses, vê de imediato quem está atrasado e porquê. Exceções são aceitáveis, mas devem ficar escritas, não na memória.
A parte de recolha deste checklist - abrir períodos, lembretes, revisão e a lista de atrasados - é o que o MonthDocs automatiza, para que a sua equipa dedique o fecho à contabilidade propriamente dita.
