Mesačná uzávierka sa kazí v drobnostiach: od jedného klienta nikdy nepríde výpis, prijatá faktúra sa zaúčtuje dvakrát, zmena v mzdách sa objaví až po termíne. Krátky, opakovateľný checklist tieto veci zachytí skôr, než sa z nich stane problém. Použite ten nižšie ako východiskový bod a prispôsobte ho svojim termínom.
Pred uzávierkou: zber
- Otvorte nové obdobie pre všetkých aktívnych klientov v rovnaký deň.
- Pošlite každému klientovi rovnaký zoznam dokladov s jasným termínom.
- Pripomínajte len klientom, ktorým niečo chýba, a vymenujte chýbajúce položky.
- Kontrolujte doklady priebežne, nečakajte na všetko.
- Nekompletné doklady vracajte rýchlo a s jedným konkrétnym dôvodom.
Počas uzávierky: odsúhlasenie
- Odsúhlaste každý bankový účet so zostatkom na výpise.
- Spárujte vystavené faktúry s prijatými platbami; vypíšte neuhradené.
- Spárujte prijaté faktúry s odchádzajúcimi platbami; skontrolujte duplicity.
- Zaúčtujte opakujúce sa položky: nájom, predplatné, splátky úverov, odpisy.
- Spracujte zmeny v mzdách: nástupy, odchody, neprítomnosti, odmeny.
- Zapíšte si čokoľvek neobvyklé a položte klientovi k tomu jednu jasnú otázku.
Pred podaním: kontrola
- Porovnajte hlavné súčty s predchádzajúcim mesiacom - veľké výkyvy si zaslúžia pozornosť.
- Overte, že každý povinný doklad za obdobie je prijatý alebo označený „tento mesiac nič“.
- Skontrolujte údaje k DPH voči zdrojovým faktúram.
- Ak to tím dovolí, nech klientov s neobvyklou aktivitou skontroluje druhý človek.
Po uzávierke: zlepšenie
- Zapíšte si, ktorí klienti boli neskoro a čo im chýbalo.
- Ak sa rovnaká položka opakovane vracala, prepíšte jej pokyn.
- Odstráňte položky, ktoré nikto nedodáva; pridajte tie, o ktoré stále žiadate e-mailom.
- Archivujte obdobie, aby sa doklady dali neskôr ľahko nájsť.
Rovnaký postup pre každého klienta
Hodnota checklistu je v opakovaní. Keď každý klient prechádza každý mesiac rovnakými krokmi, na prvý pohľad vidíte, kto je pozadu a prečo. Výnimky sú v poriadku, ale majú byť zapísané, nie zapamätané.
Časť checklistu týkajúcu sa zberu - otváranie období, pripomienky, kontrolu a zoznam po termíne - automatizuje MonthDocs, aby sa váš tím počas uzávierky mohol venovať samotnému účtovníctvu.
