Закрытие месяца ломается на мелочах: от одного клиента так и не приходит выписка, счёт поставщика проводят дважды, изменение по зарплате замечают уже после срока. Короткий повторяемый чек-лист ловит это до того, как оно станет проблемой. Возьмите приведённый ниже за основу и подстройте под свои сроки.
До закрытия: сбор
- Откройте новый период для всех активных клиентов в один день.
- Отправьте каждому клиенту одинаковый список документов с чётким сроком.
- Напоминайте только тем, у кого чего-то не хватает, и называйте недостающие пункты.
- Проверяйте документы по мере поступления, не ждите всего сразу.
- Неполные документы отклоняйте быстро и с одной конкретной причиной.
Во время закрытия: сверка
- Сверьте каждый банковский счёт с остатком в выписке.
- Сопоставьте выставленные счета с поступлениями; составьте список неоплаченных.
- Сопоставьте счета поставщиков с платежами; проверьте дубликаты.
- Проведите регулярные операции: аренда, подписки, кредиты, амортизация.
- Обработайте изменения по зарплате: приём, увольнения, отсутствия, премии.
- Отметьте всё необычное и задайте клиенту один чёткий вопрос.
Перед сдачей отчётности: проверка
- Сравните ключевые итоги с прошлым месяцем - большие колебания стоит проверить.
- Убедитесь, что каждый обязательный документ за период принят или отмечен «в этом месяце ничего».
- Сверьте данные по НДС с исходными счетами.
- Если команда позволяет, пусть клиентов с необычной активностью проверит второй человек.
После закрытия: улучшение
- Запишите, какие клиенты опоздали и чего им не хватало.
- Если один и тот же пункт отклоняли многократно, перепишите инструкцию к нему.
- Уберите пункты, которые никто никогда не присылает; добавьте те, о которых вы постоянно просите письмами.
- Заархивируйте период, чтобы документы было легко найти позже.
Одинаково для каждого клиента
Ценность чек-листа - в повторяемости. Когда каждый клиент каждый месяц проходит одни и те же шаги, вы сразу видите, кто отстаёт и почему. Исключения - это нормально, но их нужно записывать, а не держать в голове.
Часть чек-листа, связанную со сбором, - открытие периодов, напоминания, проверку и список просроченных - автоматизирует MonthDocs, чтобы ваша команда во время закрытия занималась собственно бухгалтерией.
