Mjesečno zatvaranje pođe po zlu u sitnicama: bankovni izvod jednog klijenta nikada ne stigne, ulazni račun proknjiži se dvaput, promjena u plaćama uoči se nakon roka. Kratak popis koji se ponavlja otkriva takve stvari prije nego što postanu problemi. Upotrijebite popis u nastavku kao polazište i prilagodite ga svojim lokalnim rokovima.
Prije zatvaranja: prikupite
- Otvorite novo razdoblje za svakog aktivnog klijenta istoga dana.
- Svakom klijentu pošaljite isti popis dokumenata s jasnim rokom.
- Podsjetite samo klijente kojima nešto nedostaje i navedite stavke koje nedostaju.
- Pregledavajte dokumente kako pristižu, umjesto da čekate sve.
- Nepotpune dokumente odbijte brzo, uz jedan konkretan razlog.
Tijekom zatvaranja: uskladite
- Uskladite svaki bankovni račun sa stanjem na izvodu.
- Povežite izlazne račune s primljenim uplatama; popišite ono što još nije plaćeno.
- Povežite ulazne račune s izvršenim plaćanjima; provjerite duplikate.
- Proknjižite stavke koje se ponavljaju: najam, pretplate, otplate kredita, amortizaciju.
- Obradite promjene u plaćama: nove zaposlenike, odlaske, odsutnosti, nagrade.
- Zabilježite sve neuobičajeno i postavite klijentu o tome jedno jasno pitanje.
Prije predaje: provjerite
- Usporedite ključne iznose s prethodnim mjesecom - velika odstupanja zaslužuju pogled.
- Potvrdite da je svaki obavezni dokument za razdoblje prihvaćen ili označen kao „ovaj mjesec nema ništa“.
- Provjerite iznose PDV-a ili poreza na promet prema izvornim računima.
- Neka druga osoba pregleda klijente s neuobičajenim aktivnostima, ako vaš tim to dopušta.
Nakon zatvaranja: poboljšajte
- Zapišite koji su klijenti kasnili i što im je nedostajalo.
- Ako je ista stavka više puta odbijena, ponovno napišite njezinu uputu.
- Uklonite stavke s popisa koje nitko nikada ne dostavlja; dodajte one koje stalno tražite e-poštom.
- Arhivirajte razdoblje kako bi se dokumenti kasnije lako pronašli.
Neka bude isti za svakog klijenta
Vrijednost popisa proizlazi iz ponavljanja. Kada svaki klijent svaki mjesec prolazi iste korake, na prvi pogled vidite tko zaostaje i zašto. Iznimke su u redu, ali trebaju biti zapisane, a ne zapamćene.
Dio ovog popisa koji se odnosi na prikupljanje - otvaranje razdoblja, podsjetnici, pregled i popis zakašnjelih - upravo je ono što MonthDocs automatizira, kako bi vaš tim vrijeme zatvaranja posvetio samom knjigovodstvu.
