Měsíční uzávěrka se kazí v drobnostech: od jednoho klienta nikdy nedorazí výpis, přijatá faktura se zaúčtuje dvakrát, změna ve mzdách se objeví až po termínu. Krátký, opakovatelný checklist tyto věci zachytí dřív, než se z nich stane problém. Použijte ten níže jako výchozí bod a přizpůsobte ho svým termínům.
Před uzávěrkou: sběr
- Otevřete nové období pro všechny aktivní klienty ve stejný den.
- Pošlete každému klientovi stejný seznam dokladů s jasným termínem.
- Připomínejte jen klientům, kterým něco chybí, a vyjmenujte chybějící položky.
- Kontrolujte doklady průběžně, nečekejte na všechno.
- Nekompletní doklady vracejte rychle a s jedním konkrétním důvodem.
Během uzávěrky: odsouhlasení
- Odsouhlaste každý bankovní účet se zůstatkem na výpisu.
- Spárujte vydané faktury s přijatými platbami; vypište neuhrazené.
- Spárujte přijaté faktury s odchozími platbami; zkontrolujte duplicity.
- Zaúčtujte opakující se položky: nájem, předplatné, splátky úvěrů, odpisy.
- Zpracujte změny ve mzdách: nástupy, odchody, nepřítomnosti, odměny.
- Zapište si cokoli neobvyklého a položte klientovi k tomu jednu jasnou otázku.
Před podáním: kontrola
- Porovnejte hlavní součty s předchozím měsícem - velké výkyvy si zaslouží pozornost.
- Ověřte, že každý povinný doklad za období je přijat nebo označen „tento měsíc nic“.
- Zkontrolujte údaje k DPH proti zdrojovým fakturám.
- Pokud to tým dovolí, ať klienty s neobvyklou aktivitou zkontroluje druhý člověk.
Po uzávěrce: zlepšení
- Zapište si, kteří klienti byli pozdě a co jim chybělo.
- Pokud se stejná položka opakovaně vracela, přepište její pokyn.
- Odstraňte položky, které nikdo nedodává; přidejte ty, o které stále žádáte e-mailem.
- Archivujte období, aby se doklady daly později snadno najít.
Stejný postup pro každého klienta
Hodnota checklistu je v opakování. Když každý klient prochází každý měsíc stejnými kroky, na první pohled vidíte, kdo je pozadu a proč. Výjimky jsou v pořádku, ale mají být zapsané, ne zapamatované.
Část checklistu týkající se sběru - otevírání období, připomínky, kontrolu a seznam po termínu - automatizuje MonthDocs, aby se váš tým během uzávěrky mohl věnovat samotnému účetnictví.
