O fechamento do mês dá errado nos detalhes: o extrato bancário de um cliente nunca chega, uma nota fiscal de fornecedor é lançada duas vezes, uma alteração na folha é percebida depois do prazo. Um checklist curto e repetível pega esses problemas antes que eles cresçam. Use o modelo abaixo como ponto de partida e ajuste aos seus prazos locais.
Antes do fechamento: receber
- Abra o novo período para todos os clientes ativos no mesmo dia.
- Envie a cada cliente o mesmo checklist de documentos com um prazo claro.
- Lembre apenas os clientes que ainda devem alguma coisa e diga quais itens faltam.
- Confira os documentos conforme eles chegam, em vez de esperar tudo.
- Recuse documentos incompletos rapidamente, com um motivo específico.
Durante o fechamento: conciliar
- Concilie cada conta bancária com o saldo do extrato.
- Associe as notas fiscais de venda aos recebimentos; liste o que ainda está em aberto.
- Associe as notas fiscais de fornecedores aos pagamentos; verifique se há duplicidades.
- Lance os itens recorrentes: aluguel, assinaturas, parcelas de empréstimos, depreciação.
- Processe as alterações da folha: admissões, desligamentos, faltas e afastamentos, bônus.
- Anote qualquer coisa fora do comum e faça ao cliente uma pergunta clara sobre ela.
Antes de entregar: conferir
- Compare os principais totais com os do mês anterior - variações grandes merecem atenção.
- Confirme que todos os documentos obrigatórios do período foram aceitos ou marcados como “nada neste mês”.
- Confira os valores dos impostos sobre vendas com as notas fiscais de origem.
- Peça a uma segunda pessoa que revise os clientes com movimentação incomum, se a sua equipe permitir.
Depois do fechamento: melhorar
- Anote quais clientes atrasaram e o que estava faltando.
- Se o mesmo item foi recusado várias vezes, reescreva a instrução dele.
- Tire do checklist os itens que ninguém nunca envia; acrescente os que você vive pedindo por e-mail.
- Arquive o período para que os documentos sejam fáceis de encontrar depois.
Mantenha igual para todos os clientes
O valor de um checklist vem da repetição. Quando todos os clientes passam pelas mesmas etapas todo mês, você vê num piscar de olhos quem está atrasado e por quê. Exceções não são problema, mas devem ficar registradas por escrito, e não na memória.
A parte de recebimento deste checklist - abrir períodos, lembretes, conferência e a lista de atrasados - é o que o MonthDocs automatiza, para que a sua equipe use o fechamento para fazer a contabilidade em si.
