Ein Monatsabschluss geht an Kleinigkeiten schief: Der Kontoauszug eines Mandanten kommt nie an, eine Eingangsrechnung wird doppelt gebucht, eine Lohnänderung fällt erst nach der Frist auf. Eine kurze, wiederholbare Checkliste fängt das ab, bevor es zum Problem wird. Nutzen Sie die folgende als Ausgangspunkt und passen Sie sie an Ihre Fristen an.
Vor dem Abschluss: sammeln
- Öffnen Sie den neuen Zeitraum für alle aktiven Mandanten am selben Tag.
- Senden Sie jedem Mandanten dieselbe Belegliste mit klarer Frist.
- Erinnern Sie nur Mandanten, denen etwas fehlt, und nennen Sie die fehlenden Positionen.
- Prüfen Sie Unterlagen laufend, statt auf alles zu warten.
- Weisen Sie Unvollständiges schnell zurück, mit einem konkreten Grund.
Während des Abschlusses: abstimmen
- Stimmen Sie jedes Bankkonto mit dem Saldo des Auszugs ab.
- Ordnen Sie Ausgangsrechnungen den Zahlungseingängen zu; listen Sie Offenes auf.
- Ordnen Sie Eingangsrechnungen den Zahlungsausgängen zu; prüfen Sie auf Doppelbuchungen.
- Buchen Sie wiederkehrende Posten: Miete, Abonnements, Darlehen, Abschreibungen.
- Verarbeiten Sie Lohnänderungen: Eintritte, Austritte, Abwesenheiten, Prämien.
- Notieren Sie Ungewöhnliches und stellen Sie dem Mandanten dazu eine klare Frage.
Vor der Meldung: prüfen
- Vergleichen Sie wichtige Summen mit dem Vormonat - große Ausschläge verdienen einen Blick.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Pflichtbeleg des Zeitraums angenommen oder als „diesen Monat nichts“ markiert ist.
- Prüfen Sie die Umsatzsteuerwerte gegen die Ursprungsrechnungen.
- Lassen Sie Mandanten mit ungewöhnlicher Aktivität von einer zweiten Person prüfen, wenn das Team es erlaubt.
Nach dem Abschluss: verbessern
- Notieren Sie, welche Mandanten spät waren und was ihnen fehlte.
- Wurde dieselbe Position wiederholt zurückgewiesen, formulieren Sie die Anleitung neu.
- Streichen Sie Positionen, die nie geliefert werden; ergänzen Sie solche, die Sie ständig per E-Mail anfordern.
- Archivieren Sie den Zeitraum, damit Belege später leicht zu finden sind.
Für jeden Mandanten gleich
Der Wert einer Checkliste liegt in der Wiederholung. Wenn jeder Mandant jeden Monat dieselben Schritte durchläuft, sehen Sie auf einen Blick, wer im Rückstand ist und warum. Ausnahmen sind in Ordnung, sollten aber aufgeschrieben und nicht im Kopf behalten werden.
Den Sammelteil dieser Checkliste - Zeiträume öffnen, Erinnerungen, Prüfung und die Liste der Überfälligen - automatisiert MonthDocs, damit sich Ihr Team im Abschluss auf die eigentliche Buchhaltung konzentrieren kann.
