En muchos despachos pequeños el mes tiene dos velocidades: tres semanas tranquilas y una semana de salir tarde todos los días. El problema no es la cantidad total de trabajo - es que se concentra. Adelantar aunque sea una parte hace que todo el mes sea más tranquilo.
1. Abre el periodo el primer día
Si tus clientes reciben su lista el primer día del mes, los que son organizados pueden empezar de inmediato. Esperar hasta el día 5 para pedir los documentos significa perder la primera semana con todos.
2. Revisa los documentos conforme llegan
Revisar en grupos pequeños a lo largo del mes es más rápido que revisar todo de una vez, porque los problemas se detectan mientras el cliente todavía se acuerda del movimiento. Aparta un espacio corto diario, o dos veces por semana, solo para los documentos que van llegando.
3. Rechaza pronto, con un motivo preciso
Un rechazo el día 3 le cuesta al cliente cinco minutos. El mismo rechazo el día 12 cuesta una fecha límite incumplida. Entre más rápida la respuesta, menos trabajo se acumula al final.
4. Escalona las fechas límite entre grupos de clientes
No todos los clientes necesitan la misma fecha límite. Los clientes con contabilidad sencilla pueden entregar antes; los más complejos o los que tienen nómina, unos días después. Escalonar reparte el trabajo de revisión en más días en lugar de crear un solo pico.
5. Registra por adelantado los conceptos recurrentes
La renta, los pagos de créditos, las suscripciones y la depreciación se conocen antes de que termine el mes. Prepáralos con tiempo para que la última semana solo tenga lo que de verdad depende de documentos nuevos.
6. Automatiza los recordatorios
Escribir recordatorios a mano es justo el tipo de tarea que se pospone hasta la semana pesada. Los recordatorios automáticos que mencionan solo lo que falta salen a tiempo, aunque el equipo esté enfocado en otra cosa.
7. Revisa la lista de vencidos, no la lista completa
El día de la fecha límite, abre solo la lista de clientes atrasados y lo que le falta a cada uno. Una lista corta y concreta se resuelve fácil con unas cuantas llamadas - una lista completa de clientes, no.
Mide el efecto
Durante dos o tres meses, anota cuándo llegan los documentos y cuándo terminas de revisarlos. Normalmente vas a ver que el pico se adelanta y se hace más pequeño - que es el verdadero objetivo.
MonthDocs abre los periodos automáticamente al inicio de cada mes, manda los recordatorios a tiempo y te permite revisar los documentos en cuanto llegan.
