V mnogih manjših računovodskih servisih ima mesec dve hitrosti: tri mirne tedne in en teden poznih večerov. Težava ni skupna količina dela - temveč njena zgoščenost. Že če del tega dela premaknete na prej, je cel mesec mirnejši.
1. Obdobje odprite prvi dan
Če stranke seznam prejmejo prvi dan v mesecu, lahko organizirane začnejo takoj. Če s prošnjo počakate do 5., izgubite prvi teden za vse.
2. Dokumente pregledujte, ko prispejo
Pregledovanje v manjših sklopih skozi ves mesec je hitrejše od pregledovanja vsega naenkrat, ker težave odkrijete, dokler se stranka še spomni transakcije. Rezervirajte kratek dnevni ali dvakrat tedenski termin samo za prispele dokumente.
3. Zavrnite zgodaj, z natančnim razlogom
Zavrnitev 3. dan stranko stane pet minut. Ista zavrnitev 12. dan stane zamujen rok. Hitrejša kot je povratna informacija, manj dela se nabere na koncu.
4. Skupinam strank določite različne roke
Vse stranke ne potrebujejo istega roka. Stranke s preprostim knjigovodstvom imajo lahko rok prej, zahtevnejše stranke ali tiste s plačami pa nekaj dni pozneje. Zamik razporedi delo pregledovanja na več dni, namesto da ustvari en sam vrh.
5. Ponavljajoče se knjižbe obdelajte vnaprej
Najemnina, odplačila posojil, naročnine in amortizacija so znani, še preden se mesec konča. Pripravite jih zgodaj, da zadnji teden vsebuje samo tisto, kar je res odvisno od novih dokumentov.
6. Avtomatizirajte opomnike
Ročno pisanje opomnikov je prav tista naloga, ki se odloži na naporen teden. Samodejni opomniki, ki navajajo samo manjkajoče postavke, gredo po urniku, tudi ko je ekipa osredotočena drugje.
7. Glejte seznam zamud, ne celotnega seznama
Na dan roka odprite samo seznam strank, ki zaostajajo, in tega, kar vsaki od njih manjka. Kratek in konkreten seznam je z nekaj telefonskimi klici lahko obdelati - celotnega seznama strank ni.
Izmerite učinek
Dva ali tri mesece beležite, kdaj dokumenti prispejo in kdaj jih končate pregledovati. Običajno boste videli, da se vrh premakne na prej in zmanjša - kar je pravi cilj.
MonthDocs na začetku vsakega meseca samodejno odpre obdobja, pošilja opomnike po urniku in vam omogoča, da dokumente pregledate takoj, ko prispejo.
