U mnogim malim uredima mjesec ima dvije brzine: tri mirna tjedna i jedan tjedan dugih večeri. Problem nije ukupna količina posla - nego njegova koncentracija. Premještanje čak i dijela posla ranije čini cijeli mjesec mirnijim.
1. Otvorite razdoblje prvog dana
Ako klijenti dobiju popis dokumenata prvog dana u mjesecu, oni organizirani mogu odmah početi. Čekanje do 5. u mjesecu znači da svi gube prvi tjedan.
2. Pregledavajte dokumente kako pristižu
Pregled u malim serijama tijekom cijelog mjeseca brži je od pregleda svega odjednom, jer se problemi otkrivaju dok se klijent još sjeća transakcije. Odvojite kratak dnevni termin ili termin dvaput tjedno samo za pristigle dokumente.
3. Odbijajte rano, uz precizan razlog
Odbijanje 3. dana klijenta stoji pet minuta. Isto odbijanje 12. dana stoji propušten rok. Što je povratna informacija brža, to se manje posla gomila na kraju.
4. Rasporedite rokove po skupinama klijenata
Ne treba svaki klijent isti rok. Klijenti s jednostavnim knjigovodstvom mogu imati raniji rok; složeni klijenti ili oni s plaćama nekoliko dana kasniji. Raspoređivanje rasprostire posao pregleda na više dana umjesto da stvara jedan vrhunac.
5. Unaprijed obradite stavke koje se ponavljaju
Najam, otplate kredita, pretplate i amortizacija poznati su prije kraja mjeseca. Pripremite ih ranije, kako bi zadnji tjedan sadržavao samo ono što zaista ovisi o novim dokumentima.
6. Automatizirajte podsjetnike
Ručno pisanje podsjetnika upravo je onakav zadatak koji se odgađa za užurbani tjedan. Automatski podsjetnici koji navode samo stavke koje nedostaju šalju se prema rasporedu, čak i kada je tim usredotočen na nešto drugo.
7. Gledajte popis zakašnjelih, a ne cijeli popis
Na dan roka otvorite samo popis klijenata koji zaostaju i onoga što svakome od njih nedostaje. Kratak, konkretan popis lako je riješiti s nekoliko telefonskih poziva - cijeli popis klijenata nije.
Izmjerite učinak
Dva ili tri mjeseca bilježite kada dokumentacija stiže i kada je završite pregledavati. Obično ćete vidjeti da se vrhunac pomiče ranije i postaje manji - a to je pravi cilj.
MonthDocs automatski otvara razdoblja na početku svakog mjeseca, šalje podsjetnike prema rasporedu i omogućuje vam da dokumente pregledate čim stignu.
