În multe cabinete mici, luna are două viteze: trei săptămâni liniștite și o săptămână de seri târzii. Problema nu este cantitatea totală de muncă - este concentrarea ei. Dacă mutați fie și o parte din ea mai devreme, întreaga lună devine mai liniștită.
1. Deschideți perioada în prima zi
Dacă clienții primesc lista de documente în prima zi a lunii, cei organizați pot începe imediat. Dacă așteptați până pe 5 ca să cereți, pierdeți prima săptămână pentru toată lumea.
2. Verificați documentele pe măsură ce sosesc
Verificarea în loturi mici pe parcursul lunii este mai rapidă decât verificarea tuturor deodată, pentru că problemele sunt descoperite cât timp clientul își mai amintește tranzacția. Rezervați un interval scurt, zilnic sau de două ori pe săptămână, doar pentru documentele primite.
3. Respingeți din timp, cu un motiv precis
O respingere în ziua 3 îl costă pe client cinci minute. Aceeași respingere în ziua 12 costă un termen ratat. Cu cât feedbackul este mai rapid, cu atât se adună mai puțină muncă la final.
4. Eșalonați termenele între grupuri de clienți
Nu toți clienții au nevoie de același termen. Clienții cu o contabilitate simplă pot avea termen mai devreme; clienții complecși sau cei cu salarizare, cu câteva zile mai târziu. Eșalonarea împarte munca de verificare pe mai multe zile, în loc să creeze un singur vârf.
5. Procesați înregistrările recurente în avans
Chiria, ratele de credit, abonamentele și amortizarea sunt cunoscute înainte de sfârșitul lunii. Pregătiți-le din timp, astfel încât ultima săptămână să cuprindă doar ce depinde cu adevărat de documente noi.
6. Automatizați mementourile
Scrierea manuală a mementourilor este exact genul de sarcină amânată pentru săptămâna aglomerată. Mementourile automate, care enumeră doar elementele lipsă, pleacă la timp chiar și atunci când echipa este concentrată pe altceva.
7. Priviți lista restanțelor, nu lista completă
În ziua termenului, deschideți doar lista clienților rămași în urmă și ce îi lipsește fiecăruia. O listă scurtă și precisă se rezolvă ușor cu câteva telefoane - o listă completă de clienți, nu.
Măsurați efectul
Timp de două sau trei luni, notați când sosesc documentele și când terminați verificarea lor. De obicei veți vedea cum vârful se mută mai devreme și devine mai mic - iar acesta este adevăratul obiectiv.
MonthDocs deschide automat perioadele la începutul fiecărei luni, trimite mementourile la timp și vă permite să verificați documentele chiar în momentul în care sosesc.
